Zoptymalizuj procesy magazynowe

W tym wpisie poznasz 1 z 10 sposobów na zwiększenie efektywności magazynu. Ten cykl porad poświęciliśmy kluczowym zagadnieniom, wierząc, że na filozofię sprzedaży nie każdy pracownik logistyki ma wpływ, ale na organizację magazynu, na narzędzia w nim stosowane, może mieć znacznie większy. Udoskonal swój magazyn dzięki wiedzy ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy rozwiązali setki problemów podobnych jak Twój.

Sposób 4: Zoptymalizuj procesy magazynowe

Niewłaściwie przyjęcie towaru pociąga za sobą lawinę błędów i zdarza się, że wykryje to dopiero klient. A to pomyłka, której naprawa jest najdroższa

Praca magazynu to łańcuch uporządkowanych operacji, które nazywamy procesami magazynowymi. Są one odrębne i jednocześnie ściśle ze sobą powiązanie, a od tego jak efektywnie działają oraz jak współpracują ze sobą, zależy funkcjonowanie całego magazynu. Procesy magazynowe podzielić można na kilka generycznych grup:

przyjęcie (w tym rejestracja, rozłożenie na pod-magazyny itd.),

rozłożenie,
składowanie,
uzupełnienie towaru w miejscach kompletacji,
kompletacja,
kontrola i pakowanie,
wyjście towaru (załadunek),
procesy wewnętrzne (transfery, obieg dokumentów itd.),
procesy VAS (np.: copacking itp),
poboczne procesy.

Optymalizacja procesów magazynowych to temat rzeka, niemniej często nawet drobne zmiany potrafią znacznie podnieść jakość. Na początek mała, wcale nie oczywista refleksja – to, że proces działa nie oznacza, że jest wykonywany optymalnie. Każdemu procesowi trzeba przyjrzeć się pod kątem tego, w jaki sposób i czy w ogóle, spełnia wszystkie trzy aspekty optymalizacji: szybko, wydajnie i bezbłędnie.

Optymalizacja procesu przyjęcia

Najważniejszym procesem magazynowym jest przyjęcie do magazynu. Dlaczego? Ponieważ cała reszta procesów bezpośrednio lub pośrednio od niego zależy. Niewłaściwie przyjęcie towaru pociąga za sobą lawinę błędów. Zdarza się, że błąd wykryje dopiero klient – to najdroższy sposób wychwytywania i naprawy błędów. Błędy przyjęcia mają największą wagę, a jednocześnie najłatwiej je popełnić.

Dlatego właśnie to optymalizacji procesu przyjęcia warto poświęcić uwagę w pierwszej kolejności.

Na początek – zdecyduj się na przyjęcie towaru z natury, a nie na podstawie dokumentu. To oznacza, że magazynier obsługujący przyjęcie nie otrzyma gotowego dokumentu określającego liczbę dostarczonego towaru, ale musi samodzielnie taki dokument wypełnić. Brzmi jak gorsze rozwiązanie? Przeciwnie! Oto argumenty:

Mniej błędów

Magazynier zmuszony jest do dokładniejszego przyjęcia towaru, ponieważ nie wie z góry jaka ilość wchodzi do magazynu. Musi się przyjrzeć, sprawdzić czy towar się zgadza, przeliczyć, wpisać do dokumentu oraz systemu konkretną liczbę i to jest jego odpowiedzialność. Teoretycznie te same czynności należy wykonać również podczas przyjęcia na podstawie dokumentu, ale w praktyce często działa to trochę inaczej. Ludzie podświadomie ufają dokumentom, a liczby w nich zawarte są dla nas sugestywne. Nasze umysły mają naturalną skłonność do takiej interpretacji rzeczywistości, żeby mieć poczucie zgodności. Znając z góry liczbę towaru, pod koniec liczenia będziemy intuicyjnie dążyć do pozytywnego wyniku, czyli do tego, żeby się zgadzało. Podobnie ze szczegółami dotyczącymi towaru. Na pierwszy rzut oka większość opakowań leku wygląda tak samo. Lubimy też chodzić na skróty – jeśli można coś przeprocesować szybciej korzystając z przeświadczenia, że przecież wszystko zazwyczaj się zgadza, to wyprzemy nawet widoczne niezgodności woląc zatwierdzić nieprawdę tylko po to, aby oszczędzić sobie kłopotów z wyjaśnieniami i być może kłopotliwymi pytaniami stawianymi przez innych.

Niestety w procesie przyjęcia należy również wziąć pod uwagę ciemną stronę ludzkiej natury: pracownik, który podczas przeliczania zauważy, że towaru jest więcej niż w dokumentacji może wprost ukraść nadmiarowy towar. I jest to o tyle trudne w wykrywaniu, że nie zostaje po tym żaden ślad w postaci niezgodności lub zapisów w dokumentach.

Szybciej

Przyjęciem towaru z natury możemy przyśpieszyć cały proces, ponieważ jest niezależnym strumieniem pracy, odrębnym od obiegu dokumentów. Magazynier może obsługiwać przyjęcie towaru bez względu na to, czy ma fakturę lub jakikolwiek inny dokument. Oznacza to, że większość pracy można wykonać nie czekając na dokumentację. Po pojawieniu się dokumentacji konieczne jest tylko szybkie sprawdzenie i „zalegalizowanie” towaru do sprzedaży.

Jeśli proces ten odbywa się na podstawie dokumentu, jest ryzyko opóźnień związanych z pracą biura. Dokument trafia mailem do pracownika biurowego, ten wprowadza go do systemu ERP wcześniej lub później… Wówczas, jeśli nie ma dokumentu w systemie, towar musi czekać w strefie przyjęć. Ma to szczególne znaczenie w biznesach, w których czas wprowadzenia do obrotu ma kluczowe znaczenie lub w magazynach, w których wielkość łączonej strefy przyjęcia/wysyłki jest dużym ograniczeniem efektywności magazynu (niewystarczająca powierzchnia) i przetrzymywanie tam towaru prowadzi do ograniczenia wydajności pozostałych procesów magazynowych, w szczególności procesów wysyłki.

Podsumowując, przyjęcie towaru z natury jest bardziej elastycznym rozwiązaniem, dzięki uniezależnieniu od innych procesów i mniej narażonym na proste błędy.

Rozdzielenie krzyżujących się strumieni

Wszystkie procesy magazynowe tworzą osobne strumienie pracy. To znaczy, że każdy wymaga łańcucha określonych czynności, których wykonywanie w magazynie najczęściej wiąże się z poruszaniem po konkretnej ścieżce. Krzyżowanie się strumieni to właśnie fizyczne przecinanie się takich ścieżek czy dróg transportu towarów (i nie tylko), albo sytuacja, gdy w tej samej strefie odbywają się działania osób obsługujących różne procesy. Najprościej mówiąc: pracownicy wchodzą sobie w drogę i przeszkadzają wzajemnie.

Generalnie rzecz biorąc, jest to niekorzystna sytuacja, choć trzeba zaznaczyć, że niektóre procesy siłą rzeczy mogą się krzyżować (np. rozkładanie z kompletacją) i również w takich sytuacjach dla procesów o dużym wolumenie projektuje się rozwiązania pozwalające na rozdzielenie tych procesów (np.: poprzez wykorzystanie regałów przepływowych). Mimo tego, że w niektórych przypadkach takie krzyżowanie się strumieni jest akceptowalne to w zdecydowanej większości przypadków jednak należy tego unikać. Z całą pewnością ciężkim grzechem logistycznym jest krzyżowanie się strumieni pracy procesu wejścia z wyjściem, czyli rozładunek i załadunek w tej samej strefie. Grozi to błędami załadunku, wydania i skutkuje ciągnącymi się konsekwencjami, o których wspominaliśmy nieco wyżej.

Dlatego rozdzielenie strumieni, szczególnie wyjścia i wejścia, jest bardzo ważne. A można tego dokonać aż na trzy różne sposoby, więc każda firma jest w stanie dość łatwo rozwiązać ten problem.

Fizycznie – rozdzielenie stref ścianą lub płotkiem, po jednej stronie odbywa się przyjęcie, po drugiej wydanie, dzięki czemu towary nie mają szans się pomieszać.
Systemowo – za pomocą uszczelnienia procesu przyjęcia i wydania poprzez zmiany w systemie WMS takie jak: skanowanie lokalizacji odkładczych czy przydzielanie palet wysyłkowych do konkretnych lokalizacji.
Czasowo (organizacyjnie) – rozgraniczenie procesów za pomocą organizacji pracy, dalej mogą odbywać się w tym samym miejscu, ale w różnych godzinach. W jednym przedziale czasowym przyjęcie, w innym wydanie.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!