Zastosowanie funkcjonalności dopasowanych do procesów danego przedsiębiorstwa
Bazując na wieloletniej praktyce wdrożeniowej oraz doświadczeniu wynikającemu z pracy w licznych projektach związanych z doradztwem logistycznym, w tym wpisie przedstawiamy jeden z istotnych 9 warunków skutecznego wyboru i wdrożenia systemu informatycznego do zarządzania procesami magazynowymi (WMS, WES, itp.).
#1 – Zastosowanie funkcjonalności dopasowanych do procesów danego przedsiębiorstwa
Wiele wdrożeń realizowanych jest w nadziei, że pozwoli to na „nowoczesną” organizację magazynu. Osoby decyzyjne często są przekonane, że wdrożenie systemu samoistnie wyeliminuje błędy człowieka, zapewniając wysoką wydajność. Niewielu decydentów ma jednak świadomość, że najpierw należy zoptymalizować operacje magazynowe. Inni po prostu nie wiedzą, jak to zrobić. Stąd też wynika wiara w to, że standardowa funkcjonalność stanowi remedium na brak kompetencji w tym obszarze.
Zdarza się również, że optymalizacji operacji i organizacji oczekuje się wręcz od informatyków i wdrożeniowców, którzy realizują projekt.
Problem i jego skutki
Oczywiście może zaistnieć sytuacja, w której standardowa funkcjonalność, zastępując bałagan procesowy i organizacyjny, w pewnym stopniu poukłada procesy i wpłynie na wzrost wydajności.
Ale takie podejście nie pozwoli na efektywne wykorzystanie potencjału organizacji i osiągnięcie optimum wydajności, która obniży koszty jednostkowe logistyki na jednostkę towaru. Organizacja staje się wówczas niewolnikiem standardu.
Bywa, że szeregowi pracownicy zaczynają walczyć z absurdami, sabotować system i uczą się go obchodzić. Tracą zaufanie do decydentów, oceniając ich po narzuconej formule, która nie pasuje do rzeczywistości. Ze względu na przyjętą standardowość, brakuje również budżetu na dopasowania i zmiany (bo nie został zaplanowany).
Rekomendacja
Należy wybierać dostawców lub uzupełniająco – doradców logistycznych, którzy znając się na logistyce magazynowej – są w stanie wypracować wspólnie z użytkownikami przebieg kluczowych procesów w sposób dobrze dopasowany do danej charakterystyki i rozwoju przedsiębiorstwa. Dostawca IT musi wykazywać się sprawnością w dostosowywaniu oprogramowania do takich procesów.
Case study
Jeden z dyrektorów logistyki, z którym pracowaliśmy, podjął decyzję o szybkim wdrożeniu systemu WMS. Założenia były dwa:
1. Nie mamy czasu – wdrażamy w dwa tygodnie
2. Uruchamiamy tylko standardowe funkcjonalności systemu, bez integracji z systemem ERP
Oznaczało to w praktyce rezygnację z typowej, bardzo istotnej analizy przedwdrożeniowej i dopasowania systemu do procesów magazynowych. To magazyn miał dopasować się do systemu, bo przecież kompletacja to kompletacja, przyjęcia to przyjęcia, a wydania to wydania.
Dostawca systemu WMS, świadomy zagrożeń, już przy podpisaniu umowy ostrzegał, że takie podejście nie uda się, ale dyrektor uparł się. Podpisał umowę na zamknięty zakres i budżet, bez dostosowań i z ograniczoną liczbą spotkań z dostawcą.
We wdrożenie, a bardziej instalację i szkolenie, zaangażowany był jedynie wdrożeniowiec dostawcy systemu WMS, bez udziału pracowników firmy. Po dwóch tygodniach, zgodnie z umową, system WMS został uruchomiony, wykonując zaszyte w nim standardowe procesy, a nie te naprawdę realizowane przez magazyn. Niestety bardzo szybko potwierdziło się, iż standardowe procesy w systemie WMS nie pasują do specyfiki pracy w tym konkretnym magazynie. Całość skomplikował fakt, że sytuacja ta miała miejsce tuż przed sezonowym szczytem sprzedaży.
Po szybkiej analizie stanu obecnego i zdefiniowania koniecznych zmian w systemie WMS okazało się, że tylko po to, by dopasować geografię magazynu (tj. rozłożenie towarów) do optymalnego przebiegu procesów, głównie dwuetapowej kompletacji dynamicznej, magazyn należałoby zamknąć na niemal tydzień.
Brak możliwości zamknięcia magazynu w tym czasie i brak budżetu na dalszą pracę z dostawcą sprawiły, że system nie działał, dodatkowo komplikując prace w najgorszym możliwym momencie.
By ratować sytuację dyrektor musiał niemal z dnia na dzień podwoić zatrudnienie i dosłownie walczyć o przetrwanie kwartału.
Na szczęście wykonana po raz kolejny analiza ROI dla zmian w systemie pozwoliła na wygospodarowanie dodatkowego budżetu na niezbędne przebudowy.
Już po sezonie i zaimplementowaniu funkcjonalności systemu WMS realizujących rzeczywiste procesy magazynowe dyrektor zredukował wejściowe zatrudnienie o ok. 60 procent, tym razem realizując założone na początku cele optymalizacji w swoim dziale.
– – –
Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie, skontaktuj się z naszym ekspertem!
MARCIN ZYCHOWICZ – specjalista z ponad 15-letnim doświadczeniem w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.
Kolejna część: