Dostosuj layout magazynu do wymagań stawianych logistyce

W tym wpisie poznasz 1 z 10 sposobów na zwiększenie efektywności magazynu. Ten cykl porad poświęciliśmy kluczowym zagadnieniom, wierząc, że na filozofię sprzedaży nie każdy pracownik logistyki ma wpływ, ale na organizację magazynu, na narzędzia w nim stosowane, może mieć znacznie większy. Udoskonal swój magazyn dzięki wiedzy ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy rozwiązali setki problemów podobnych jak Twój.

Sposób 3: Dostosuj layout magazynu do wymagań stawianych logistyce

Nowy layout magazynu to nie jest recepta na wszystko. Żeby odpowiednio spełnił swoją rolę najczęściej musi być częścią szerszej, kompleksowej zmiany

Załóżmy, że posiadasz już odpowiedni system składowania i osprzęt, geografia magazynu zorganizowana jest najbardziej optymalnie jak to możliwe, ale magazyn z jakiegoś powodu wciąż nie osiąga wymaganej wydajności. Firma rozwinęła się, wzrosła sprzedaż i wydolność magazynu, niegdyś w zupełności wystarczająca, nie wystarcza do obsługi rosnącego strumienia towarowego. Brakuje miejsca i pracowników, a liczba zamówień wciąż się zwiększa. A może jeszcze inny scenariusz – zmieniła się struktura zapasu lub wysyłek towarów, wzrosła liczba tych o dużych gabarytach, a Ty posiadasz w magazynie za dużo regałów półkowych i za mało paletowych. Takich sytuacji może być wiele.

Konkluzją jest wniosek, że dotychczas stosowane podejście nie wystarcza i konieczna jest bardziej kompleksowa zmiana. Co robić? Zbudować/wynająć kolejny magazyn? Zatrudnić dodatkowych pracowników i starać się zwiększyć rotację towaru w magazynie? Niekoniecznie. Nie tak znowu rzadko rozwiązaniem może być zaprojektowanie nowego layoutu magazynu (masterplan).

Co to jest layout magazynu?

Layout magazynu to złożony projekt prawidłowo funkcjonującego obiektu magazynowego, obejmujący kwestie technologiczne i procesowe.

Może dotyczyć budowy całkiem nowego, rozbudowy już istniejącego, albo reorganizacji aktualnie działającego magazynu. Jego celem jest kompleksowa poprawa działania obiektu pod kątem: optymalizacji przepływów towarowych i zagospodarowania przestrzeni, ułatwienia dostępu do magazynowanych produktów, kontroli stanów magazynowych, ograniczenia konieczności przeładunków towarów do niezbędnego minimum i ograniczenia procesów i czynności nie stanowiących wartości dodanej (NVA), które zgodnie z filozofią lean należy eliminować.

Profesjonalnie wykonany projekt layoutu pozwoli zmieścić więcej towaru w tej samej przestrzeni, wykonywać pewne procesy szybciej, obniżyć liczbę błędów popełnianych w trakcie pracy przy jednoczesnym dążeniu do minimalizacji kosztów operacyjnych magazynu.

Dobre praktyki w projektowaniu layoutu

Mamy w portfolio ponad setkę projektów layoutu magazynu i z pełną odpowiedzialnością możemy powiedzieć – nie istnieją dwa takie same magazyny.

Nie warto próbować kopiować rozwiązań organizacyjnych podpatrzonych u kogoś innego. Wynika to z tego, że każda firma działa w modelu, który jest w pewien sposób dla niej unikalny (to dobrze, bo tym właśnie firmy konkurują na rynku – unikalnością podejścia, cechy, organizacji).

Skoro więc magazyn ma odpowiadać na potrzeby logistyczne firmy, a te zaś w prostej linii są pochodną potrzeb/wymagań stawianych przez dział sprzedaży, to szanse na to, że pojawią się dwie firmy o dokładnie takim samym podejściu sprzedażowym i kulturze organizacyjnej są niewielkie. Nie znaczy to oczywiście, że nie należy próbować podglądać, dopytywać czy inspirować się czyimiś przykładami. To zawsze jest wartościowe. Ale bajkę o dokładnym skopiowaniu czyjegoś rozwiązania można od razu odłożyć na półkę.

Z perspektywy własnego doświadczenia możemy jednak stwierdzić, że istnieją pewne prawidłowości i uogólnione dobre praktyki w projektowaniu layoutu magazynu.

1) Projekt praktycznie zawsze musi być indywidualny.

Nie istnieją żadne uniwersalne szablony layoutu magazynu, z których można skorzystać. Projekt musi być dedykowany konkretnej firmie i dostosowany do wielu zmiennych czynników: branża, rodzaj asortymentu, wielkość przepływów, prognozowane wzrosty sprzedaży, zmiany w dystrybucji, modelu sprzedaży i wiele innych.

Dlatego projektowanie layoutu, już na poziomie koncepcyjnym, musi się zaczynać od liczb i twardych danych. To zadanie dla wykwalifikowanego logistyka. Najlepiej takiego, który takich layoutów przygotował już odpowiednio dużo, aby z jednej strony dostrzec charakterystykę modelu biznesowego firmy, a z drugiej umiejętnie wkomponuje rozwiązania również z innych branż. To może pozwolić na przełamanie dotychczasowych barier lub złamanie prawd do tej pory uznawanych za aksjomatyczne.

2) Magazynu nie budujesz na dziś.

W przypadku layoutu dla całkiem nowego obiektu, trzeba pamiętać, że projekt, a uruchomienie magazynu dzielą mniej więcej 1-2 lata. Po drodze jest przecież budowa, wyposażanie, wdrażanie rozwiązań IT i rozwiązań organizacyjnych, przeprowadzka i wiele innych etapów. Z tego względu już na tym etapie należy wybiec w przyszłość, opierając się na rzetelnych estymacjach i założeniach biznesowych, by uniknąć przebudowy już na starcie fukcjonowania. Trzeba założyć prognozowany wzrost firmy – sensowną perspektywą jest tu okres do 5 lat ( dłuższa perspektywa to już najczęściej spekulacja).

Konieczne jest wtedy uwzględnienie według przyszłych potrzeb: powierzchni, kubatury, liczby paczek/palet składowanych i wysyłanych, pracowników itd. Na podstawie tego typu wskaźników określa się między innymi potrzebny system składowania. Dokładnie ta sama zasada dotyczy zmiany layoutu w już istniejącym magazynie, choć cały proces będzie wyglądał nieco inaczej ze względu na większą liczbę sztywnych ograniczeń jakie niesie ze sobą istniejący budynek.

3) Nowy layout magazynu nie jest jednak receptą na wszystko.

Żeby spełnił swoją rolę powinien być częścią szerszej, kompleksowej zmiany. Profesjonalny projektant bierze pod uwagę wszystkie procesy magazynowe, co przekłada się na szereg czynników uwzględnionych podczas projektowania: liczba i rodzaj wydań, potrzebny system składowania i sprzęt, strumienie pracy, zapobieganie krzyżowaniu się przepływów, ulokowanie towarów na adekwatnym poziomie do pobrania, wymagania dla poszczególnych kanałów dystrybucji, charakterystykę spiętrzeń i wiele innych.

Większość z nich wymaga nowego przemyślenia na etapie projektowania layoutu, dlatego powinna towarzyszyć mu optymalizacja procesów magazynowych oraz algorytmów w systemach WMS/WES, bo wszystko to jest ze sobą nierozerwalnie powiązane.

Zmiana stref magazynowych

Każdy projekt layoutu magazynu definiuje i zmierza do optymalnego ulokowania co najmniej czterech podstawowych stref magazynu:

• przyjęć (wejścia) – tam gdzie rozładowujemy przychodzący towar, kontrolujemy zgodność i jakość, wyjaśniamy problemy, czasem przepakowujemy lub budujemy nośniki możliwe do składowania,

• składowania – gdzie towar jest przechowywany pomiędzy przyjęciem do magazynu, a wydaniem z magazynu. Strefa ta może być bardzo skomplikowana i podzielona na wiele różnych podstref zależnych od wymagań powiązanych ze składowanym tam towarem (wymiary, wymagania temperaturowe, wymagania prawne itp.),
• kompletacji – to strefa, w której najczęściej najwięcej się dzieje. To tam pobierany jest towar, który następnie zostanie wysłany z magazynu (do klienta, do dostawcy jako zwrot, do innego magazynu itp.). To również w tej strefie najczęściej zużywa się najwięcej osobogodzin,
• wydań (wyjścia) – strefa, w której towar przygotowuje się do wysyłki (pakuje, kontroluje zgodność i kompletność) i przeładowuje do środków transportu, które zabierają towar z magazynu. Uwaga: środkiem transportu może być także przenośnik lub wózek widłowy, jeśli to magazyn zasilający produkcję.

W przypadku zmiany layoutu w już funkcjonującym obiekcie, często zachodzi potrzeba innego rozlokowania stref magazynowych. Najczęściej będzie to oddzielenie stref wejścia i wyjścia tak, aby nie krzyżowały się strumienie towarowe z nimi związane.

Wynika to zarówno z potrzeby eliminacji zakłóceń, jak również czasami wprost z przepisów prawa (farmacja). Jeśli firma się prężnie rozwija to najczęściej wraz z rozwojem firmy i wzrostem przepływów, trzeba również wydzielić dodatkową osobną strefę składowania zapasu. Nawet jeśli dotychczas wystarczała nam strefa kompletacyjna, która była równocześnie strefą składowania.

Kluczem w projektowaniu tych stref jest unikanie krzyżowania się strumieni towarowych, zachowanie jednokierunkowości przepływu (brak powrotów), wielkość dobrana do strumieni towarowych i liczby pracujących tam ludzi, oprzyrządowanie dobrane do specyfiki pracy w danej strefie, procesy logistyczne zaprojektowane tak, aby ograniczać liczbę błędów i być w stanie odpowiednio dostosować wsparcie informatyczne ich realizacji.

= = =

Kazimierz Grabowski i Marcin Zychowicz – doświadczeni specjaliści z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!