Wybór niezbędnych funkcjonalności WMS zamiast tzw. szerokiego frontu

Bazując na wieloletniej praktyce wdrożeniowej oraz doświadczeniu wynikającemu z pracy w licznych projektach związanych z doradztwem logistycznym, w tym wpisie przedstawiamy jeden z istotnych 9 warunków skutecznego wyboru i wdrożenia systemu informatycznego do zarządzania procesami magazynowymi (WMS, WES, itp.).

Wybierając system IT, decydenci chcą mieć pewność, że dobrze wykorzystują potencjał drzemiący w wybranym rozwiązaniu. Wdrożenie ma szeroki zakres procesowy i funkcjonalny, a dla organizacji ma oznaczać dramatyczny przeskok. 

Problem i jego skutki

Skuteczność wdrożenia zależy od właściwie dobranego zakresu oraz kolejności wdrożenia. Decyzja o pójściu „zbyt szerokim frontem” jest częstą przyczyną niepowodzenia wdrożeń.

Zbyt duży przeskok w wymaganej kompetencji i świadomości organizacyjnej użytkowników i całej firmy powoduje rozproszenie na elementy nieistotne, trudności w uchwyceniu zależności, brak priorytetów, a w konsekwencji rodzące się przekonanie, że projekt bardzo się rozwleka w czasie, jakość jest zła, aż do utraty wiary w sukces wdrożenia i wstrzymanie projektu.

Trudność polega również na tym, że decydent (sponsor) wewnątrz organizacji zwykle ma trudności z właściwym rozpoznaniem przyczyny tego zjawiska i najczęściej obwinia dostawcę oprogramowania, co prowadzi do zmarnowania czasu i funduszy nie tylko w tym projekcie, ale nierzadko także w kolejnych. 

Rekomendacja

Konieczne jest ustalenie właściwego zakresu funkcjonalnego wdrożenia i odpowiedniej kolejności etapów poszczególnych uruchomień, aby uwzględnić gotowość kompetencyjną organizacji, oraz skupić się na priorytetach dających właściwe efekty. Ponieważ handlowcy firm IT niekoniecznie mają świadomość stopnia dojrzałości logistycznej danej organizacji, rozsądnym jest skorzystanie z usług niezależnego doradcy z zakresu logistyki magazynowej. 

Case Study

Wydawało się, że jednego z naszych klientów przygotowaliśmy najlepiej jak to możliwe do wdrożenia systemu WMS. W pierwszej kolejności wykonaliśmy projekt zmiany layoutu magazynu, w wyniku którego zoptymalizowane zostały systemy składowania i ich rozmieszczenie oraz udrożnione strumienie i przepływy w magazynie (procesy nie krzyżują się).

W drugim kroku, wspólnie z klientem, przeprowadziliśmy optymalizację procesów pod kątem wymagań stawianych systemowi WMS – zderzyliśmy oczekiwania działu handlowego oraz klientów zewnętrznych, działu zakupów, sposób obsługi towarów w magazynie (normalia, detale, dłużyce, art. wagowe) oraz architekturę systemów IT (system ERP, B2B i WMS).

Po okresie intensywnej pracy wszyscy jednogłośnie podpisali się pod wynikowym dokumentem, czyli Specyfikacją wymagań systemu WMS.

Dokumentacja została przekazana zespołowi wdrożeniowemu celem konfiguracji i dostosowania systemu.

Każdy, kto wdrożył przynajmniej jeden system WMS, wie, że ostateczny jego wynik stanowi kompromis pomiędzy wykorzystaniem standardu funkcjonalnego, a dopasowaniem do rzeczywistych procesów magazynowych.

1. Każde wdrożenie systemu magazynowego to zmiana i optymalizacja zarówno samego systemu, jak i procesów.

2. Grzechem zaś jest ciągłe dopasowywanie systemu do wymagań kupującego i niedoskonałości procesu, jak choćby tych wynikających z manualnej pracy w oparciu o papierowe dokumenty, czy sytuacji,  w których oprogramowywany jest proces lub czynność wykonywana w magazynie raz na tydzień, bądź rzadziej. 

Takie działanie jest nie tylko nielogiczne, ale przede wszystkim nieekonomiczne. Niestety wszystkie te błędy zostały popełnione przez naszego klienta.

Project Manager ze strony klienta, zaraz po rozpoczęciu właściwego wdrożenia zaczął kwestionować swoje własne decyzje podjęte na etapie analizy. Mało tego, kwestionował również decyzje podjęte przez szefów działów sprzedaży i zakupów. Twierdził także, że system – poszczególne procesy, oprogramowane w WMS-ie i oddawane mu do testów – nie są zgodne z pierwotną dokumentacją, którą zdążył już zakwestionować.

Spowodowało to konieczność cofnięcia się o kilka kroków i ponowne wykonanie prac koncepcyjnych. Wdrożenie systemu WMS trwało nieprzerwanie 2 lata i nałożyła się na nie zmiana sytuacji biznesowej klienta, budżet został dwukrotnie przekroczony, a ciągle „udoskonalany” system nadal czeka na uruchomienie…

Niech to będzie przestroga – nie popełnijcie tych samych błędów!

= = =

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie, skontaktuj się z naszym ekspertem!

MARCIN ZYCHOWICZ – specjalista z ponad 15-letnim doświadczeniem w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.