Bezkontaktowe usługi Agilero

Photo by Austin Distel on Unsplash

Czas epidemii jest trudnym wyzwaniem dla wielu firm. Konieczność wprowadzenia zmian celem zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, trudności w bezpośrednich spotkaniach z klientami, ograniczenia administracyjne wpływające istotnie na model sprzedaży i dostarczenia towarów bądź usług wymuszają często zmianę modelu działania. To zarazem również trudny czas dla tych podmiotów, które planowały inwestycje i zmiany, a obecnie wahają się, czy projektowanie i wdrożenie nowych rozwiązań jest uzasadnione. Rozwiązań, których zakup i wdrożenie jest zarówno obarczone ryzykiem biznesowym z racji niepewnej sytuacji rynkowej, oraz ryzykiem zdrowotnym, z racji faktu iż podczas analiz i wdrożeń prowadzonych przez zewnętrznych konsultantów dochodzi do licznych spotkań i kontaktów mogących wpływać na komfort pracy i zdrowie każdej ze stron.

Elastyczność działania

W Agilero od lat proces sprzedażowy i wdrożeniowy był realizowany drogą oczekiwaną przez klienta, zarówno w sposób tradycyjny poprzez wizyty w lokalizacjach jak również zdalnie. Od początku działania firmy postawiliśmy także na oferowanie usług elastycznych pod względem analizy i implementacji. Stąd nierzadko bardzo miłe, ale także czasochłonne spotkania były zastępowane rozmowami telefonicznymi bądź videokonferencjami, a poczynione ustalenia za każdym razem były podsumowywane mailowo. Istotne jest, iż naszą działalność wspierają konsultanci logistyczni, architekci i informatycy mieszkający w różnych miejscach w Polsce, dzięki czemu współpraca zespołów realizacyjnych z klientem na każdym etapie mogła być realizowana za pomocą różnych kanałów komunikacyjnych.

Dotychczasowe doświadczenie sprawiło, że od samego początku izolacji w zasadzie jedynie dostosowaliśmy poszczególne nasze działania tak, by były zgodne z aktualnymi oczekiwaniami klienta, a zarazem nadal efektywne oraz bezpieczne. Począwszy od konsultingu logistycznego – weryfikacji lub stworzenia nowego layoutu magazynu czy optymalizacji procesów logistycznych, gdzie wydawałoby się, że osobista wizyta konsultanta w magazynie jest niezbędna, aż po uruchomienie produkcyjne systemu WMS i WES. Na każdym etapie współpracy z klientem byliśmy i jesteśmy w stanie przeprowadzić cały projekt bez wychodzenia z biura, a nawet z własnego domu, zestawiając telekonferencje, używając komunikatorów, czy współdzielonych dysków.

Ważnym etapem współpracy z klientem jest poznanie jego potrzeb oraz problemów i zapoznanie z naszymi kompetencjami, czyli etap handlowy. Wskazane jest, by fazie tej towarzyszyło przejście przez magazyn i wykonanie dokumentacji zdjęciowej. Przed coronawirusem trzymaliśmy się zasady, by zarówno osoba odpowiedzialna za sprzedaż, jak   i konsultant logistyczny zwiedzili magazyn, mogąc dzięki temu optymalnie przygotować ofertę. Obecnie, z racji konieczności ograniczania kontaktu osobistego, zdecydowaliśmy się oprzeć pierwszy etap na oglądzie zdalnym – na tym, co klient przekazuje nam na zdjęciach, filmach, a także przekazuje w ramach wideokonferencji, podczas której doświadczony konsultant logistyczny nie tylko patrzy na obraz, ale także na bieżąco zadaje pytania oraz prosi o dane logistyczne. Podobnie jak uprzednio tak i teraz każde spotkanie podsumowywane jest mailowo, a w razie potrzeby zapis jest jeszcze weryfikowany i uzupełniany przez klienta. Spotkania zdalne sprawiają również, że jesteśmy dużo bardziej elastyczni w zakresie terminu. Nie musząc gromadzić wszystkich uczestników w jednym miejscu, łatwiej jest znaleźć dogodny dla wszystkich stron przedział czasowy.

Działamy bezpiecznie

W ciągu ostatniego miesiąca przetestowaliśmy opisane rozwiązania z kilkoma klientami. U jednego z kontrahentów konieczne było zaplanowanie zmian w magazynie. Osobiste spotkanie szybko okazało się niemożliwe, ponieważ zamknięte granice unieruchomiły jedną   z kluczowych osób na Bliskim Wschodzie; kierownik magazynu był na północy Polski, my – w Krakowie, a jeden z naszych konsultantów logistycznych w centralnej Polsce. Spotkanie potoczyło się jednak w takim samym trybie w jakim zorganizowalibyśmy je kilka tygodni temu, z jednym wyjątkiem – wszelkie dane dotyczące magazynu zostały nam przesłane mailowo, a sam magazyn obejrzeliśmy poprzez kamerę internetową, on-line.

Inny nasz klient planuje automatyzację skomplikowanego procesu wydruku wielu różnych etykiet. Obecnie proces ten jest wykonywany ręcznie w sposób nieoptymalny, obarczony błędami i stratami materiału. Podczas zdalnego spotkania handlowego zapoznaliśmy się z założeniami oraz oczekiwanymi efektami projektu i mailowo uzgodniliśmy ostateczną listę wymagań. Tworząc propozycję dedykowanego oprogramowania dla klienta, przygotowaliśmy film-demo z proponowanym rozwiązaniem.

Podobnie postąpiliśmy w przypadku innego klienta zainteresowanego naszym rozwiązaniem IT. W tym jednak wypadku to nie my przygotowaliśmy demo, a klient przesłał nam krótki film uwzględniający konkretne, oczekiwane przez niego funkcjonalności oprogramowania. Wizytę referencyjną zastąpiło spotkanie online, na którym dokładnie odnieśliśmy się do filmu zestawiając go z możliwościami naszego oprogramowania.

Dużym wyzwaniem były usługi konsultingu logistycznego, w których zawsze wymagane jest przeprowadzenie rozmów z klientem w formie warsztatowej. Pozwala to na wspólne ustalenie i/lub potwierdzenie celów biznesowych klienta oraz określenie w tym kontekście zmian, jakim powinna ulec jego logistyka magazynowa, czy produkcyjna. Jednym z elementów jest wówczas przegląd magazynu (gemba-walk), który najczęściej jest robiony osobiście przez konsultanta logistycznego. W obecnej sytuacji zdecydowaliśmy, że zastąpi go przygotowany przez klienta i stosownie skomentowany film z magazynu oraz zdjęcia, a pozostałe elementy potrzebne do analizy sytuacji obecnej, jak rzut magazynu, liczbowe dane logistyczne czy dokładne informacje na temat procesów magazynowych pozyskujemy podczas rozmowy. Podobnie procesy przebiegają już podczas pracy nad rozwiązaniem.

Znacznie łatwiejszą do dopasowaną na czas izolacji usługą okazały się wdrożenia oprogramowania – pełne systemy magazynowe WMS i WES oraz dedykowane aplikacje automatyzujące konkretne procesy magazynowe. W tym wypadku zdalna komunikacja, współdzielenie plików, prowadzenie uzgodnień bez konieczności podróży nie stanowiły żadnego problemu. Najbardziej wymagającym jest etap analizy (liczba uzgodnień i wypracowanie optymalnego rozwiązania wymaga udziału wielu osób – logistyków, architekta systemu, przedstawicieli biznesu klienta i osób odpowiedzialnych za system nadrzędny ERP). Jednak videokonferencje bardzo ułatwiły możliwość znalezienia wolnego slotu czasowego dla całej grupy, przy dużej elastyczności w zakresie miejsca pobytu. Kolejne etapy, czyli instalacja oprogramowania, prace programistyczne, uruchomienia testowe, bieżące ustalenia, a nawet uruchomienie produkcyjne wymagają konsultacji, które bez problemu można przeprowadzić telefonicznie oraz wymiany plików na dedykowanym dysku. Uwagi pojawiające się podczas testów, przekazywane są poprzez specjalny system zgłoszeniowy, wspomagający także raportowanie statusów. Natomiast serwisowanie oprogramowania od początku odbywa się zdalnie, więc w tym wypadku nic się nie zmieniło.

Bieżąca realizacja

Nasz najnowszy projekt realizowany zdalnie, (a więc w pełni bezpiecznie dla wszystkich stron) to wdrożenie u jednego z klientów aplikacji Agilero Awizacje. Służy ona do zarządzania oknami czasowymi w większych magazynach, znacznie zwiększając efektywność współpracy na linii Załadowca – Przewoźnik. Właściciel magazynu będzie miał możliwość lepszego planowania pracy magazynu, precyzyjnego kolejkowania wydań lub przyjęć, ustawiania realizacji zleceń w systemie WMS. Równocześnie realne korzyści z wdrożenia odniesie także przewoźnik – skrócenie czasu oczekiwania pod magazynem, poprawa planowania transportów dla poszczególnych ciężarówek, spadek liczby pustych kilometrów.

W ramach działań wspólnie z klientem zdefiniowaliśmy parametry brzegowe – liczbę magazynów, liczbę doków (bram) w każdym z nich, godziny pracy dla poszczególnych magazynów oraz typy i czas trwania operacji (np. załadunek kontenera). W kolejnym kroku ustawiliśmy typy użytkowników, uprawnienia, system powiadomień mailowych i smsowych. Obecnie trwają testy i uruchomienie produkcyjne.

Jak widać z powyższego zestawienia – zarówno w zakresie projektowania layoutu (czyli optymalnych procesów docelowych w magazynie i rozmieszczenia wyposażenia), jak i w przypadku konsultacji logistycznych dotyczących optymalizacji procesów czy wypracowania kierunków rozwoju logistyki, jesteśmy w stanie usprawnić logistykę magazynowa lub produkcyjną klienta bez wychodzenia z biura, a nawet z domu. Prezentacja i dyskusja na temat wypracowanego rozwiązania wymaga tylko komunikatora i sprawnego internetu, czy wręcz telefonu z kamerą. Podczas telekonferencji każdy z uczestników spotkania może zgłosić swoje uwagi czy zadać pytania, a konsultant wyjaśnić lub rozwiać wątpliwości, tak jak podczas spotkania w sali konferencyjnej. Dla Agilero zmiana wymuszona aktualną sytuacją w kraju jest zmianą nieinwazyjną, z czego jesteśmy niezmiernie dumni mogąc dostarczać Państwu w dalszym ciągu wysokiej klasy usługi i rozwiązania.