Zweryfikuj zarządzanie polityką zakupową

W tym wpisie poznasz 1 z 10 sposobów na zwiększenie efektywności magazynu. Ten cykl porad poświęciliśmy kluczowym zagadnieniom, wierząc, że na filozofię sprzedaży nie każdy pracownik logistyki ma wpływ, ale na organizację magazynu, na narzędzia w nim stosowane, może mieć znacznie większy. Udoskonal swój magazyn dzięki wiedzy ekspertów z wieloletnim doświadczeniem, którzy rozwiązali setki problemów podobnych jak Twój.

Sposób 7: Zweryfikuj zarządzanie polityką zakupową

Dobra strategia zakupowa jest balansem pomiędzy zachowaniem atrakcyjności na rynku, a kosztami składowania i możliwościami magazynowymi firmy

Polityka zakupowa to nie tylko zarządzanie działem zakupów, działem zaopatrzenia i kontraktami z dostawcami, ale także stanem magazynowym. Z perspektywy logistyki, dobra strategia zakupowa będzie balansem pomiędzy zachowaniem atrakcyjności na rynku, a kosztami składowania i możliwościami magazynowymi firmy. Możemy to osiągnąć albo zachowując doskonałą komunikację między działami, albo zmianą struktury zarządzania.

Należy również oddzielić dział zakupów od działu zaopatrzenia. Pierwszy wyszukuje dostawców, weryfikuje ich i negocjuje kontrakty ramowe. Drugi odpowiada za bieżące zakupy i utrzymanie odpowiednich stanów magazynowych.

W wielu firmach dział zakupów jest niezależną jednostką podlegającą bezpośrednio pod zarząd. To zrozumiałe, jeśli wziąć pod uwagę, że to właśnie tam podejmuje się bardzo kluczowe decyzje o rozpoczęciu i warunkach współpracy z dostawcami.

Podobnie bywa z działem zaopatrzenia. Taki układ, przy braku nieskazitelnej komunikacji w firmie, może powodować jednak spore problemy. Naturalnie każdy dział skupia się przede wszystkim na swoich wynikach, więc kiedy pojawi się dobra oferta z wysokim rabatem, istnieje pokusa zakupienia znacznie większej ilości towaru, na który niekoniecznie jest miejsce w magazynie. Efektem tego są często niejawne (w sensie nie połączone z przyczyną) dodatkowe koszty związane z niższą wydajnością magazynu (np.: koszt nadgodzin) czy składowaniem poza głównym magazynem (koszty transportu, koszty składowania, koszty wejścia i wyjścia). Zdrowszą sytuacją dla biznesu jest podleganie działu zaopatrzenia dyrektorowi logistyki, podobnie jak wygląda to z działem transportu. W końcu łańcuch dostaw rozpoczyna się w momencie zamówienia towarów u dostawcy. W takim modelu logistyk ponosi odpowiedzialność za całość łańcucha mając na uwadze nie tylko cenę zakupu, ale również poziom serwisu (dostępność) oraz koszty alternatywne (np.: koszt składowania, transportu itp.)

Kompletny dostawca a towary niskorotujące

Zastosujmy Analizę ABC: produkty znajdujące się w kategorii C stanowią szacunkowo około 50% asortymentu, ale generują tylko 5% zysku. Czy w takim wypadku opłaca się w ogóle trzymać je w magazynie, a tym samym „zamrażać” pieniądze? Zazwyczaj tak – mimo, że produkt jest wolno rotujący, trzeba go mieć, aby nie tracić potencjalnych odbiorców. Współczesny biznes to świat wysokiej konkurencji, który wymaga bycia kompletnym dostawcą. Z perspektywy klienta często korzystniej i wygodniej jest kupić kilka towarów od jednego dostawcy, niż rozdrobnić zakupy u kilku.

Towary niskorotujące generują jednak tak mało ruchu, że łatwo o nich zapomnieć. Większość firm skupia się najbardziej na produktach z grupy A, które zarabiają najwięcej oraz z grupy B (najczęściej towary sezonowe), natomiast asortyment z grupy C leży i niewiele więcej o nim wiadomo. Spotkaliśmy się nawet z przypadkiem magazynu, w którym kilka palet towaru leżakowało sobie już 16 lat. Był i przykład skrajności w inną stronę – dział zakupów rutynowo domówił kilkanaście palet pewnego towaru, którego w ciągu roku sprzedawało się kilkanaście sztuk, zaopatrując firmę się w zapas na 20 lat. Nadzorowanie towaru nierotującego to najprostszy sposób na zapewnienie sobie miejsca w magazynie.

Ograniczenie zapychania magazynu

Jak podkreślaliśmy na początku – każde miejsce paletowe w magazynie kosztuje. Utylizacja również. Dlatego tak ważne jest ograniczenie zatowarowywania magazynu powyżej potrzeb. Najczęstszym powodem tego problemu są wspomniane „atrakcyjne oferty”, na które łatwo się skusić. Tymczasem nie każda, nawet najatrakcyjniejsza „super oferta” będzie dla firmy opłacalna. Zawsze zadaj sobie pytania: czy jesteśmy w stanie to sprzedać, czy mamy na to klientów? Czy mamy na to miejsce? Inaczej ryzykujesz poniesienie niepotrzebnych kosztów magazynowania i/lub utylizacji.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!