WMS – przygotowanie i wdrożenie

Niedawno w Magazynowanie i Dystrybucja ukazał się obszerny materiał o WMSach. Przygotowując komentarz, opisaliśmy dość dokładnie wiele aspektów. Jako, że nie wszystko zmieściło się w przygotowanym materiale, a jesteśmy przekonani, że wiele przytoczonych kwestii może zainteresować osoby wdrażające WMS, zapraszamy do opracowanego tekstu poniżej.

Szczególnie punkt 6, pokazujący bardzo twarde dane o możliwych do osiągnięcia efektach, może być interesujący dla wszystkich, którzy jeszcze stoją przed decyzją o wdrożeniu WMS lub są w trakcie tego procesu, ale przyszedł czas na przekonanie decydentów finansowych w ich firmach.

1. Aspekty i konsekwencje związane z projektowaniem, na które powinni zwrócić uwagę menedżerowie odpowiedzialni za wybór WMSa

System klasy WMS to system typowo wykonawczy. Oznacza to, że zawsze będzie systemem podrzędnym w stosunku do innych systemów w firmie np. ERP, e-commerce, MES i innych.

W pierwszym kroku należy zwrócić uwagę na odpowiednie zaprojektowanie architektury systemów IT w przedsiębiorstwie oraz właściwy przepływ dokumentów i informacji pomiędzy nimi. Sercem układu będzie zawsze system ERP, który jest odpowiedzialny za zakupy i sprzedaż, ze względu na zarządzanie cenami i rozliczanie fiskalne transakcji. To ten właśnie system zasilany jest informacjami dotyczącymi ilości i wartości sprzedaży poprzez bezpośrednią rejestrację transakcji (zlecenia sprzedaży) lub poprzez pobieranie tych informacji z systemów sprzedaży (silniki sklepów internetowych). On również odpowiedzialny jest za rozliczanie procesów produkcyjnych poprzez obsługę dokumentów RW i PW.

W tak skonstruowanym ekosystemie systemów IT, WMS integruje się z systemem ERP jedynie w zakresie pobierania dokumentów odpowiedzialnych za inicjowanie procesów wydania i przyjęcia z magazynu zarówno bezpośrednio do klientów zewnętrznych (sprzedaż), jak i wydań surowców i komponentów na produkcję. Po zakończeniu fizycznej operacji wydań i przyjęć na poziomie „podłogi” magazynu, WMS zwraca żądany zakres informacji poprzez interfejs wymiany danych do systemu ERP – liczba pozycji i sztuk na dokumencie, informacje o fizycznej formie wydania (liczba paczek, ich waga).

Kolejnym krokiem jest dopasowanie funkcjonalne systemu WMS do wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych wynikających ze specyfiki biznesu przedsiębiorstwa, wymagań klientów końcowych oraz specyfiki zjawiska logistyki magazynowania i/lub produkcji. Mowa tu o sposobie realizacji i przebiegu procesów magazynowych, zastosowaniu odpowiednich algorytmów zatowarowania magazynu oraz kompletacji, a także automatyzacji procesów z wykorzystaniem automatyki magazynowej. Istotnym elementem staje się tutaj budżet jakim inwestor dysponuje na zakup i wdrożenie systemu WMS oraz na towarzyszące mu zmiany w wyposażeniu magazynu (systemy składowania, środki transportu wewnętrznego, urządzenia automatycznej identyfikacji).

2. Kiedy pojawia się potrzeba wdrożenia systemu WMS?

Pierwsze sygnały często pojawiają się dość wcześnie i są związane z szybkim rozwojem firmy, wprowadzeniem nowego asortymentu, wejściem na nowe rynki, czy zmianami prawnymi. To nierzadko wtedy powoli rośnie liczba reklamacji dotyczących błędów w kompletacji, pojawiają się przesunięcia w czasie realizacji wysyłek, czy problemy w zarządzaniu zatowarowaniem.
Stąd – jeśli w firmie zaczynają być zgłaszane takie kwestie, warto sprawdzić, czy istniejące procesy nie zawodzą np. na poziomie czynnika ludzkiego (przykładowo – pomyłki w kompletacji z powodu zbyt dużej liczby zamówień).

Natomiast pierwszym punktem decyzyjnym o wdrożeniu systemu WMS jest najczęściej moment, w którym firma nie jest już w stanie sprostać wymaganiom klientów, zarówno zewnętrznym jaki i wewnętrznym lub nie jest w stanie dotrzymać dystrybucyjnych standardów rynkowych, tj. znakowanie etykietą kliencką, sposób pakowania, dostawy 24h, zapewnienie wiarygodnej informacji o stanach sprzedaży, zasilenie produkcji (just in time/obsługa supermarketu/kanban).

Drugi moment to brak możliwości dostarczenia wymaganej efektywności magazynu poprzez dokładanie kolejnych etatów po stronie kadry magazynu. Jest to moment, w którym kolejny pracownik nie zwiększa odczuwalnie efektywności magazynu.

Trzeci element to zbyt duży nakład pracy związany z obsługą dokumentów papierowych oraz ich ręczną rejestracją w systemie ERP – dokumenty PZ, WZ. RW/PW i inne oraz ich właściwa dystrybucja wśród pracowników operacyjnych.

3. Od czego należy zacząć wdrożenie WMS-a w magazynie?

Dla prawidłowego wdrożenia WMS w firmie, konieczne jest zebranie trzech rodzajów danych:

i. Biznesowe – cel projektu (co jest do osiągnięcia, jakie wymagania ma biznes w stosunku do logistyki), charakterystyka przedsiębiorstwa (sprzedaż/produkcja/dystrybucja, na czym zarabia, kanały dystrybucji, wymagania klientów wewnętrznych – działy firmy zależne od logistyki), dokąd zmierza przedsiębiorstwo (planowane wzrosty, zmiany w asortymencie/produkcji/dystrybucji/charakterystyce klientów), budżet wdrożenia;

ii. Logistyczne – charakterystyka asortymentu, charakterystyka magazynu (systemy składowania, wielkość magazynu, liczba magazynierów), statystyka zleceń wydań i przyjęć (średnia liczba linii na dokumencie, średnia liczba sztuk na linię dokumentu, liczba obsługiwanych dokumentów w jednostce czasu), sposób sprzedaży i kanały przyjmowania zleceń (klienci zewnętrzni i wewnętrzni, sprzedaż hurtowa czy detaliczna, e-commerce, produkcja, drop shipping);

iii. IT – systemy IT wykorzystywane dotychczas w przedsiębiorstwie oraz oczekiwany zakres i sposób wymiany danych pomiędzy systemami. Możliwość wsparcia w budowaniu interfejsu wymiany danych pomiędzy systemami (ERP, systemy kurierskie, inne).

4. Jaki powinien być najskuteczniejszy podział obowiązków podczas wdrożenia?

Najważniejszym elementem jest zbudowanie zespołów projektowych po stronie inwestora oraz dostawcy z kierownikiem projektu, który jest osobą decyzyjną. Należy określić również precyzyjnie oczekiwania jakie inwestor ma wobec dostawy systemu WMS. Czy przedmiotem projektu ma być samo wdrożenie systemu, czy też wcześniejsza optymalizacja procesów magazynowych, optymalizacja przestrzeni magazynu oraz sposobu jego funkcjonowania. W zależności od oczekiwań inwestora, dostawca ma możliwość wprowadzić do projektu doradcę logistycznego, którego zadaniem będzie odpowiedzialność za modelowania procesów magazynowych oraz zmiany w layoucie magazynu i organizacji pracy. Warto zwrócić uwagę, czy rozpatrywany dostawca WMS ma takie kompetencje i odpowiednich ekspertów.

Po stronie inwestora należy zapewnić obecność osoby/osób znających zarówno wymagania biznesowe stojące za wdrożeniem, wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne wobec systemu WMS oraz środowisko informatyczne przedsiębiorstwa.

5. Etapy wdrażania Agilero WMS:

Systemy Agilero wdrażane są zgodnie z autorską metodyką Warehouse Proces Excellence [WPE].

Dopasowujemy procesy magazynowe do wymagań biznesowych: projektujemy optymalny layout magazynu, usprawniamy system pracy i zasady kooperacji pomiędzy działami firmy. Wdrażamy zoptymalizowane procesy w systemach Agilero WMS lub Agilero WES. Realizujemy doradztwo oraz optymalizację, w której system IT jest tylko narzędziem.

Moment wdrożenia systemu WMS to początek wprowadzania zmian w logistyce magazynowej klienta. Są to zarówno zmiany procesowe oraz sposobu obiegu dokumentów i informacji, wynikające wprost z wdrożenia systemu, a także zmiany organizacji pracy oraz ról w procesach. Wdrożenie systemu WMS do dobry moment, aby poszukać obszarów poprawy i optymalizacji w szerszej perspektywie. Agilero to firma łącząca kompetencje IT dla logistyki magazynowej z doradztwem logistycznym. Mając szersze spojrzenie na zjawisko logistyki magazynowej oraz zgodnie z metodyką WPE proces wdrożenia należy poprzedzić działaniami przygotowującymi. Pierwszym z nich jest Quick Check czyli ekspercki audyt magazynu. W skrócie, odpowiada on na pytanie: Jakie potencjały usprawnień organizacyjnych, procesowych oraz przestrzennych posiada logistyka magazynowa klienta? Odpowiedź na to pytanie rozpoczyna dyskusję na temat wprowadzenia działań naprawczych jeszcze przed wdrożeniem systemu WMS – optymalizacja i przeprojektowanie layoutu magazynu, zmiana organizacji pracy i kompetencji ludzi w procesach, optymalizacja przebiegów procesów magazynowych, zdefiniowanie wskaźników logistycznych (KPI). Dyskusję tę prowadzimy bardzo często w formie warsztatów, angażując pracowników klienta. Dzięki temu wypracowane zmiany nie są odbierane jako coś zewnętrznego (zbędnego nawet), ale jakoś wspólna praca, która warto wdrożyć. Kończąca projekt roadmapa wskazuje kolejność działań naprawczych oraz ich zakres. Często wynika z niej, że samo wdrożenie systemu WMS jest trzecim lub nawet czwartym działaniem. W takim podejściu system WMS staje się narzędziem do operacyjnej realizacji optymalnie działającej koncepcji technologiczno – procesowej magazynu.

>

6. Porozmawiajmy o efektach – oszczędnościach, efektywności, wpływie na wizerunek.

Oszczędności związane z wdrożeniem systemu Agilero WMS można obserwować na konkretnych wskaźnikach przedstawionych w case study poszczególnych wdrożeń:

1. Antykwariat i Księgarnia Tezeusza:
   • 83% – skrócenie czasu kompletacji
   • 30% – redukcja etatów w magazynie
   • 1 rok – czas zwrotu z inwestycji w Agilero WMS (ROI)
2. ProOffice.net
   • 33% – wzrost dziennego wydania
   • 25% – redukcja zatrudnienia w dziale handlowym poprzez automatyzacje obsługi dokumentów fiskalnych
   • 4 miesiące – czas zwrotu z inwestycji w Agilero WMS (ROI)
   • 3 krotnie szybszy proces inwentaryzacji
3. SIC Sp. z o.o.
   • Dwukrotnie szybsze znakowanie i rejestracja towaru na przyjęciu do magazynu
   • Przyspieszenie raportowania jednopozycyjnego dokumentu raportowania produkcji z 3 minut do 15 sekund
4. FHFC Sp. z o.o. (NTFY)
   • 100% – wzrost wydajności procesu kompletacji
   • 28 godzin – przesunięcie cutt-off time
5. Nowy Styl Sp. z o.o.
   • 20% – redukcja etatów w gniazdach kompletacji
   • 78% – szybsze raportowanie produkcji
   • 168 tys. PLN – roczne oszczędności w procesie raportowania produkcji
   • 100% – jakość kompletacji zestawów montażowych
6. Amex Sp. z o.o.
   • 10% – krótszy czas realizacji pojedynczego zlecenia wydania
   • 20% – redukcja zatrudnienia w magazynie
   • 25% – większa wydajność pracy

Warto zauważyć, że przedstawione tu oszczędności przenoszą się też na kolejne – 100% jakość kompletacji zestawów to brak zwrotów i reklamacji spowodowanych brakami (w tym czasie można realizować inne zadania), a także pozytywny wpływ na wizerunek firmy. Podobnie przesunięcie cutt-off time aż o 28 godzin to ogromny wpływ na komfort klienta, a za tym – ponownie na wizerunek firmy i łatwiejsze pozyskiwanie kolejnych klientów.

Photo by Arno Senoner on Unsplash