Sposób 10: Planuj automatyzację procesów w perspektywie długofalowej

Zanim podejmiesz decyzję o automatyzacji, musisz spojrzeć w przyszłość. Czasem dość odległą

Malejąca dostępność pracowników i rosnące koszty pracy, to obecnie jedno z największych wyzwań branży logistycznej. Do pewnego stopnia można sobie z nim radzić za pomocą optymalizacji procesów, dzięki której można zaoszczędzić kilka etatów, a jednocześnie zwiększyć wydajność pracy – Jednak coraz popularniejszą odpowiedzią na te problemy jest automatyzacja (mechanizacja) procesów w magazynie, która niesie ze sobą trzy główne korzyści:

• redukcja zatrudnienia lub brak konieczności kolejnych rekrutacji,

• większa wydajność (automaty pracują 24/7),
• bezbłędność (maszyny nie popełniają „błędów ludzkich”).

Z drugiej strony jednak, automatyzacja bywa kosztowna więc podejmowanie decyzji o automatyzacji w magazynie niesie ze sobą dodatkowy ładunek ryzyka inwestycyjnego oraz dylematy w rodzaju: „a może lepiej te pieniądze wydać na rozwój sprzedaży?”

Kalkulacja wskaźnika zwrotu z inwestycji

Zakup sprzętu i przeprowadzenie procesu dużej automatyzacji magazynu to na ogół koszt kilku milionów euro. Z tego powodu, mimo rynkowych trendów, musisz zadać pytanie, czy finalnie firmie taka inwestycja się opłaci? Czy zwróci się w określonej perspektywie czasu?

Kalkulacja ROI (wskaźnik zwrotu z inwestycji) to absolutna podstawa decyzji o tak kompleksowej zmianie i ogromnym wydatku. Niestety na tym ciąg pytajników się nie kończy, bo czekają Cię jeszcze trudniejsze pytania. Jak zmienia się rynek, branża? Czy jest stabilny? Czy moje produkty nie zmienią gabarytów lub wagi? Czy struktura rynku się nie zmieni?

Automatyzacja to nie jest złoty środek, który zawsze w końcu się zwróci i przyniesie korzyść. Istnieją takie scenariusze, w których nie ma to sensu. Kiedy urządzenia będą niewykorzystane lub niedopasowane do struktury i charakterystyki bieżących strumieni towarowych.

Weź również pod uwagę, że duże projekty automatyzacyjne to projekty liczone w latach, a nie w tygodniach. To pokazuje perspektywę o jakiej należy w takim kontekście myśleć.

Planowanie automatyzacji

Zanim podejmiesz decyzję o inwestycji w automatyzację musisz przeprowadzić estymacje wielu zmiennych na rynku, zbadać trendy, wyliczyć ROI, stworzyć prognozy rozwoju firmy – słowem, musisz spojrzeć w przyszłość.

Na koniec mamy kilka praktycznych porad dotyczących planowania automatyzacji:

• automatyzuj procesy, a nie magazyn
• nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji, warto dokładnie określić, które z nich wybrać,
• oblicz ROI oddzielnie dla każdego procesu, który automatyzujesz – będzie łatwiej zdecydować od czego zacząć i z czego ewentualnie zrezygnować,
• zoptymalizuj zanim zautomatyzujesz,
• etapuj – nie rób wszystkiego na raz i nie stawiaj na jedną kartę – podejście: wszystko albo nic, kończy się zawsze tym samym: niczym,
• najpierw określ wymierny cel biznesowy automatyzacji (wskaźnik sukcesu),
• projektuj w perspektywie długofalowej, myśl przyszłościowo,
• porównaj rozwiązania i oferty kilku dostawców,
• realnie planuj terminy projektu i wdrożenia.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Planuj automatyzację procesów w perspektywie długofalowej pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 9: Określ wskaźniki sukcesu dla zmian w procesach 

Oczywistość do przypomnienia: dla każdej firmy, a nawet każdego procesu – wskaźnik sukcesu będzie inny

Modernizacja dla modernizacji nie ma sensu. Każda zmiana, którą planujesz przeprowadzić w swojej logistyce, musi przynieść wymierne korzyści. Skutek, który nazwiemy właśnie wskaźnikiem sukcesu. Zmiany w procesach mają często złożony, wieloetapowy przebieg, dlatego musisz wiedzieć, do czego dążysz. A nie jest to wcale łatwe, bo na pytanie, czym są wskaźniki sukcesu, nie ma uniwersalnej odpowiedzi.

Dla każdej firmy, a nawet każdego procesu – wskaźnik sukcesu będzie inny.

Mogą to być przykładowo: wdrożenie zmian procesowych w określonym terminie, brak utraty klientów przy przeniesieniu magazynu z punktu A do punktu B, redukcja zatrudnienia o z%, redukcja kosztów o x%, wzrost wydajności o minimum y% itd.

Już na samym początku myślenia o zmianach należy zadać sobie szereg pytań o cele do osiągnięcia i zdefiniować sposoby mierzenia nie tylko postępu, ale również otrzymywanego efektu. Tylko w ten sposób finalnie będzie można określić, czy zmiany procesowe przyniosły skutki, które z punktu widzenia Twoich celów są oczekiwane.

Pomocne będzie określenie minimalnej wartości, np. zwiększenie wydajności magazynu o 10%. Dzięki temu wzrost 8% uznasz za niewystarczający i przeprowadzisz walidację procesu, a wzrost o 20% poinformuje Cię o konieczności świętowania z zespołem.

Odpowiednie „opomiarowanie” uchroni Cię również przed niepotrzebnym przeinwestowywaniem czasu i finansów w obszarach, gdzie dalsza poprawa nie będzie już wnosić nic wartościowego realizacji założonych celów.

Definicja wskaźników sukcesu nie jest łatwa

Czasem potrzebne jest świeże spojrzenie, jakiś bodziec z zewnątrz. Do tego służą audyty logistyczne, warsztaty i inne formy specjalistycznych konsultacji. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, by cele nie były zbyt generalne. Określenia takie, jak podwojenie zyskowności firmy, utrudniają powiązanie skutku z przyczyną na poszczególnych szczeblach zarządzania. Każdy ze szczebli musi mieć własny poziom mierzenia i oceniania otrzymywanych efektów.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Określ wskaźniki sukcesu dla zmian w procesach pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 8: Przemyśl politykę wymian i zwrotów towarów

Zastanów się czy cena towaru zawiera koszt obsługi zwrotu, bo ostatecznie – sprzedaż to nie działalność charytatywna

To jeden z najtrudniejszych tematów, które poruszamy w tym opracowaniu i jedna z najtrudniejszych decyzji, przed którą stoi polityka logistyczna firmy. Dostawcy współpracujący z dużymi sieciami handlowymi niejako zmuszani są do „wynajmowania” swojego asortymentu. Markety narzucają nie tylko ceny, ale i taką politykę zwrotów, wedle której mają prawo do zwrócenia niesprzedanego towaru dostawcy.

Problem polega na tym, że proces obsługi zwrotów jest średnio aż trzy razy droższy niż standardowy proces wydania towaru! W przypadku konieczności przyjęcia z powrotem kilkudziesięciu procent towarów, może się okazać, że firma na całym interesie w najlepszym przypadku nie zarobi… Jeszcze gorzej, jeśli taki zwrócony produkt wymaga rewitalizacji: wyczyszczenia, nowego opakowania, aby w ogóle mógł wrócić do obiegu. To koszty, które finalnie mogą oznaczać dużą stratę na pojedynczej sztuce towaru.

Uszczelnienie polityki wymian i zwrotów

Z drugiej strony pojawia się pytanie: czy firmę stać na nieobecność w dużym markecie? Funkcjonowanie asortymentu na szerokim rynku jest ważne, pytanie brzmi jakim kosztem? Dlatego decyzja o współpracy z sieciami handlowymi musi być dokładnie przemyślana, a jej opłacalność – sprawdzona. Jeśli nie masz wyboru, zastanów się czy narzucona przez market cena towaru zawiera koszt obsługi zwrotu, bo ostatecznie – sprzedaż to nie działalność charytatywna.

Ta sama logika powinna dotyczyć współpracy z mniejszymi klientami. Wiele firm pozwala na długoterminowe zwroty i wymiany. Czy na pewno Twój biznes na to stać? Uszczelnij politykę zwrotów i wymian, definiuj twarde zasady i nie zgadzaj się na bycie częścią bardzo złej praktyki rynkowej zbliżającej handel do wynajmu.

Oczywiście uniknięcie zwrotów i wymian nie jest możliwe, dlatego kluczowe jest również odpowiednie sproceduralizowanie i zautomatyzowanie realizacji procesów zwrotów, reklamacji i wymian. A w czasach, kiedy sprzedaż e-commerce z definicji zawiera z sobie istotny udział zwrotów, żadna firma nie może pozwolić sobie na „partyzantkę” w tym obszarze. Zachęcamy do dwóch rzeczy:

1. wydzielenia w magazynie strefy, w której niezależnie od pozostałych procesów obsługiwane są procesy zwrotów, wymian i reklamacji,
2. ścisłego sproceduralizowania tego procesu, aby był maksymalnie efektywny. Aby nie istniało tyle jego odmian, ilu pracowników zaangażowanych w jego realizację. To zbyt drogi proces, zarówno finansowo jak i wizerunkowo, żeby pozostawić go przypadkowi.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Przemyśl politykę wymian i zwrotów towarów pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 7: Zweryfikuj zarządzanie polityką zakupową

Dobra strategia zakupowa jest balansem pomiędzy zachowaniem atrakcyjności na rynku, a kosztami składowania i możliwościami magazynowymi firmy

Polityka zakupowa to nie tylko zarządzanie działem zakupów, działem zaopatrzenia i kontraktami z dostawcami, ale także stanem magazynowym. Z perspektywy logistyki, dobra strategia zakupowa będzie balansem pomiędzy zachowaniem atrakcyjności na rynku, a kosztami składowania i możliwościami magazynowymi firmy. Możemy to osiągnąć albo zachowując doskonałą komunikację między działami, albo zmianą struktury zarządzania.

Należy również oddzielić dział zakupów od działu zaopatrzenia. Pierwszy wyszukuje dostawców, weryfikuje ich i negocjuje kontrakty ramowe. Drugi odpowiada za bieżące zakupy i utrzymanie odpowiednich stanów magazynowych.

W wielu firmach dział zakupów jest niezależną jednostką podlegającą bezpośrednio pod zarząd. To zrozumiałe, jeśli wziąć pod uwagę, że to właśnie tam podejmuje się bardzo kluczowe decyzje o rozpoczęciu i warunkach współpracy z dostawcami.

Podobnie bywa z działem zaopatrzenia. Taki układ, przy braku nieskazitelnej komunikacji w firmie, może powodować jednak spore problemy. Naturalnie każdy dział skupia się przede wszystkim na swoich wynikach, więc kiedy pojawi się dobra oferta z wysokim rabatem, istnieje pokusa zakupienia znacznie większej ilości towaru, na który niekoniecznie jest miejsce w magazynie. Efektem tego są często niejawne (w sensie nie połączone z przyczyną) dodatkowe koszty związane z niższą wydajnością magazynu (np.: koszt nadgodzin) czy składowaniem poza głównym magazynem (koszty transportu, koszty składowania, koszty wejścia i wyjścia). Zdrowszą sytuacją dla biznesu jest podleganie działu zaopatrzenia dyrektorowi logistyki, podobnie jak wygląda to z działem transportu. W końcu łańcuch dostaw rozpoczyna się w momencie zamówienia towarów u dostawcy. W takim modelu logistyk ponosi odpowiedzialność za całość łańcucha mając na uwadze nie tylko cenę zakupu, ale również poziom serwisu (dostępność) oraz koszty alternatywne (np.: koszt składowania, transportu itp.)

Kompletny dostawca a towary niskorotujące

Zastosujmy Analizę ABC: produkty znajdujące się w kategorii C stanowią szacunkowo około 50% asortymentu, ale generują tylko 5% zysku. Czy w takim wypadku opłaca się w ogóle trzymać je w magazynie, a tym samym „zamrażać” pieniądze? Zazwyczaj tak – mimo, że produkt jest wolno rotujący, trzeba go mieć, aby nie tracić potencjalnych odbiorców. Współczesny biznes to świat wysokiej konkurencji, który wymaga bycia kompletnym dostawcą. Z perspektywy klienta często korzystniej i wygodniej jest kupić kilka towarów od jednego dostawcy, niż rozdrobnić zakupy u kilku.

Towary niskorotujące generują jednak tak mało ruchu, że łatwo o nich zapomnieć. Większość firm skupia się najbardziej na produktach z grupy A, które zarabiają najwięcej oraz z grupy B (najczęściej towary sezonowe), natomiast asortyment z grupy C leży i niewiele więcej o nim wiadomo. Spotkaliśmy się nawet z przypadkiem magazynu, w którym kilka palet towaru leżakowało sobie już 16 lat. Był i przykład skrajności w inną stronę – dział zakupów rutynowo domówił kilkanaście palet pewnego towaru, którego w ciągu roku sprzedawało się kilkanaście sztuk, zaopatrując firmę się w zapas na 20 lat. Nadzorowanie towaru nierotującego to najprostszy sposób na zapewnienie sobie miejsca w magazynie.

Ograniczenie zapychania magazynu

Jak podkreślaliśmy na początku – każde miejsce paletowe w magazynie kosztuje. Utylizacja również. Dlatego tak ważne jest ograniczenie zatowarowywania magazynu powyżej potrzeb. Najczęstszym powodem tego problemu są wspomniane „atrakcyjne oferty”, na które łatwo się skusić. Tymczasem nie każda, nawet najatrakcyjniejsza „super oferta” będzie dla firmy opłacalna. Zawsze zadaj sobie pytania: czy jesteśmy w stanie to sprzedać, czy mamy na to klientów? Czy mamy na to miejsce? Inaczej ryzykujesz poniesienie niepotrzebnych kosztów magazynowania i/lub utylizacji.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Zweryfikuj zarządzanie polityką zakupową pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 6: Popraw system zarządzania kadrami

Możesz mieć olśniewający magazyn, idealny system WMS, ale jeśli pracownicy będą zdemotywowani – firma nie będzie działała sprawnie

Każda firma to przede wszystkim ludzie, bez wyjątku. Nie nazwa, nie sprzęt ani towar, ale zespół. Rozwiązywanie problemów w firmie warto zacząć od poprawy systemu zarządzania kadrami. Często w tym momencie okaże się, że nie trzeba wydawać milionów na nowoczesny sprzęt, aby poprawić efektywność magazynu. Olśniewający magazyn i idealny system WMS niewiele pomogą, jeśli pracownicy będą zdemotywowani – firma nie będzie działała sprawnie. Jeśli ktoś nie identyfikuje się z zespołem i jego celami, nie będzie mu zależało na wykonaniu pracy najlepiej jak się da.

Podczas przeprowadzania audytów spędzamy kilka dni w firmach, obserwując pracę i rozmawiając ze wszystkimi pracownikami. Właśnie wtedy bardzo często zauważamy braki lub błędy w zarządzaniu kadrami, dlatego praca logistyka wiąże się również ze zmianami tego rodzaju.

Dobre praktyki w polityce personalnej

1. Sprawiedliwa dystrybucja pracy – w naszej ocenie poczucie niesprawiedliwości to największy problem w środowiskach pracy. Przykładaj dużą wagę do układania poprawnego i uczciwego grafika, ponieważ dobre planowanie pracy pomoże zaoszczędzić nie tylko czas, ale i nerwy.
2. Komunikacja – informuj zespół, kto i co dzisiaj robi, dlaczego tu, a nie gdzie indziej. Czytelne przekazy i dobry przepływ informacji ograniczy błędy i pozwoli każdemu dobrze, ze zrozumieniem i poczuciem sensu odnaleźć się w pracy.
3. Odpowiednie wynagrodzenie – bo więcej kosztuje pracownik zdemotywowany i źle wykonujący swoją pracę.
4. Bieżąca weryfikacja pracy – świetnie sprawdzają się codzienne ogłoszenia/podsumowania, z których pracownicy dowiadują się o postępach pracy, stanie wypłaty, ilości pracy do końca miesiąca itp.
5. Bieżąca analiza błędów – unikaj sytuacji, w której pracownik dowiaduje się o popełnionych błędach pod koniec miesiąca, kiedy jest już za późno na reakcję. Zostaje obarczony winą, ale nic z tego nie wynika, bo brakuje mu motywacji i narzędzi do poprawy błędów.
6. Dobry system motywacyjny – finansowy i pozafinansowy, który podniesie motywację i morale całej załogi.
7. Kontrola w systemie WMS – korzystaj z narzędzi, które daje Ci system WMS jako najbardziej obiektywne źródło informacji. Raporty pozwalają kontrolować i sprawiedliwie oceniać pracę.

Właściwy obieg dokumentów

Obieg dokumentów to taki proces wewnętrzny firmy, który dzięki technologii coraz łatwiej uleczyć. Zamiast winić pracowników za błędy, można uniemożliwić ich popełnianie. Standardem staje się elektroniczny obieg dokumentów zamiast papierowego. Za tym drugim nie przemawia już właściwie nic. Elektroniczny obieg dokumentów jest szybszy, bardziej bezbłędny, bardziej niezawodny, ekologiczny, daje możliwość zaawansowanych walidacji oraz śledzenia i prewencji nadużyć. Nasza dodatkowa rada – im krótszy obieg dokumentów, tym lepiej.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Popraw system zarządzania kadrami pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób: 5: Dobierz właściwy system IT: WMS/WES

System WMS zaprojektowany i napisany przez programistów nigdy nie będzie tak efektywny i praktyczny jak system zaprojektowany przez logistyków

Systemy WMS i WES to specjalistyczne oprogramowania do zarządzania magazynami. Służą do kontroli, koordynacji i optymalizacji pracy w magazynie.

Czym się różni WES do WMS?

WES to aplikacja działająca analogicznie do systemu klasy WMS, będąca jednak „nakładką procesową” na nadrzędny system ERP, a nie niezależnym narzędziem. Można go wdrażać fragmentami, np. uruchomić tylko dla jednego wybranego procesu, który ma największy potencjał optymalizacyjny lub stanowi największe ograniczenie w efektywności działania magazynu.

Wybór jednego lub drugiego narzędzia powinien być podyktowany potrzebami firmy. W esencjonalnym skrócie: WES pozwala osiągnąć szybsze efekty, jego wdrożenie nie powoduje zatrzymania fizycznego procesu i lepiej sprawdzi się, jeśli potrzebujesz poprawić tylko kilka kluczowych dla Twojej firmy procesów lub Twoje wymagania są specyficzne i nie chcesz rozwiązania takiego jak wszyscy. Z kolei WMS to system gwarantujący pełne wsparcie wszystkich procesów magazynowych na poziomie operacyjnym i zarządczym i wiąże się z gruntowną, systemową zmianą w logistyce firmy. WES to rozwiązanie tailor made, dlatego o jego specyfice trzeba rozmawiać w kontekście konkretnej firmy. Tutaj skupimy się na dwóch praktycznych poradach, dotyczących wyboru i wdrożenia systemu WMS.

System WMS dostosowany do magazynu

System WMS to nie jest zwykły program informatyczny, który można kupić na płycie CD, zainstalować i zacząć wykorzystywać, mimo, że niektóre oferty na rynku są zbliżone do takiego modelu sprzedaży. Podobnie jak layout magazynu, WMS musi być skrojony do potrzeb firmy, a nie odwrotnie.

Zakup ustandaryzowanego narzędzia o określonej, zamkniętej liczbie funkcjonalności, zmusi magazyn do wykonywania wielu zbędnych operacji, które zostały założone przez autora oprogramowania, nieposiadającego przecież kluczowych wewnętrznych informacji o firmie. Funkcjonując od wielu lat na rynku systemów IT dla logistyki, zauważyliśmy, że większość narzędzi bez trudu da się przydzielić do jednej z dwóch kategorii:

• System WMS zaprojektowany i napisany przez programistów,
• System WMS zaprojektowany przez logistyka, a napisany przez programistę.

Pierwszy z nich praktycznie nie ma prawa działać w logistyce magazynowej. W czasach, w których sprawność logistyczna oznacza trwałą przewagę konkurencyjną, posiadanie systemu WMS takiego jak setki innych klientów, z kompromisowym podejściem do specyfiki Twojego biznesu nie pozwoli Ci się odróżnić, ani zbudować na jego bazie przewagi konkurencyjnej.

Dlatego lepiej jest wybrać system WMS wdrażany przez dostawcę przy udziale logistyka, który prześledzi procesy, przepływ pracy i cele biznesowe firmy, a dopiero po takiej analizie zostanie wdrożone odpowiednio dostosowane narzędzie.

Standaryzacja procesów

Naszą drugą rekomendacją dotyczącą wdrażania systemu WMS jest dążenie do maksymalnej unifikacji i standaryzacji procesów. Im bardziej są uniwersalne, tym lepiej odnajdą się w nich pracownicy, co oznacza większą efektywność. Oczywiście niektóre procesy muszą się różnić, ale wiele z tych, które często są rozdzielane w systemie WMS, można tak naprawdę połączyć i zróżnicować tylko samą końcówką. Przez unifikację rozumiemy ujednolicanie przebiegu odmian tego samego fizycznego procesu, a nie wykorzystanie „gotowców”, których używają inni.

Na przykład: podczas kompletowania zlecenia dla e-commerce algorytm WMS zaplanuje dla pracownika najkrótszą ścieżkę zbiórki, a podczas zlecenia dla eksportu ważniejsza będzie waga towaru, więc algorytm wyznaczy całkiem inną drogę. Jednak z punktu widzenia magazyniera cały proces powinien wyglądać maksymalnie identycznie, dzięki czemu rutynowo wykona swoją dobrze znaną pracę, prowadzony optymalnie przez system WMS. Schematy pozwalają pracować szybciej i łatwiej takimi procesami zarządzać, a powierzenie systemowi szczegółów procesu, zbliża do bezbłędności. Taka optymalizacja i standaryzacja procesów, która ułatwia i usprawnia pracę w magazynie, to być może największe wyzwanie w projektowaniu systemu WMS, a jednocześnie to właśnie jest jego główne zadanie.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Dobierz właściwy system IT: WMS/WES pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 4: Zoptymalizuj procesy magazynowe

Niewłaściwie przyjęcie towaru pociąga za sobą lawinę błędów i zdarza się, że wykryje to dopiero klient. A to pomyłka, której naprawa jest najdroższa

Praca magazynu to łańcuch uporządkowanych operacji, które nazywamy procesami magazynowymi. Są one odrębne i jednocześnie ściśle ze sobą powiązanie, a od tego jak efektywnie działają oraz jak współpracują ze sobą, zależy funkcjonowanie całego magazynu. Procesy magazynowe podzielić można na kilka generycznych grup:

• przyjęcie (w tym rejestracja, rozłożenie na pod-magazyny itd.),

• rozłożenie,
• składowanie,
• uzupełnienie towaru w miejscach kompletacji,
• kompletacja,
• kontrola i pakowanie,
• wyjście towaru (załadunek),
• procesy wewnętrzne (transfery, obieg dokumentów itd.),
• procesy VAS (np.: copacking itp),
• poboczne procesy.

Optymalizacja procesów magazynowych to temat rzeka, niemniej często nawet drobne zmiany potrafią znacznie podnieść jakość. Na początek mała, wcale nie oczywista refleksja – to, że proces działa nie oznacza, że jest wykonywany optymalnie. Każdemu procesowi trzeba przyjrzeć się pod kątem tego, w jaki sposób i czy w ogóle, spełnia wszystkie trzy aspekty optymalizacji: szybko, wydajnie i bezbłędnie.

Optymalizacja procesu przyjęcia

Najważniejszym procesem magazynowym jest przyjęcie do magazynu. Dlaczego? Ponieważ cała reszta procesów bezpośrednio lub pośrednio od niego zależy. Niewłaściwie przyjęcie towaru pociąga za sobą lawinę błędów. Zdarza się, że błąd wykryje dopiero klient – to najdroższy sposób wychwytywania i naprawy błędów. Błędy przyjęcia mają największą wagę, a jednocześnie najłatwiej je popełnić.

Dlatego właśnie to optymalizacji procesu przyjęcia warto poświęcić uwagę w pierwszej kolejności.

Na początek – zdecyduj się na przyjęcie towaru z natury, a nie na podstawie dokumentu. To oznacza, że magazynier obsługujący przyjęcie nie otrzyma gotowego dokumentu określającego liczbę dostarczonego towaru, ale musi samodzielnie taki dokument wypełnić. Brzmi jak gorsze rozwiązanie? Przeciwnie! Oto argumenty:

Mniej błędów

Magazynier zmuszony jest do dokładniejszego przyjęcia towaru, ponieważ nie wie z góry jaka ilość wchodzi do magazynu. Musi się przyjrzeć, sprawdzić czy towar się zgadza, przeliczyć, wpisać do dokumentu oraz systemu konkretną liczbę i to jest jego odpowiedzialność. Teoretycznie te same czynności należy wykonać również podczas przyjęcia na podstawie dokumentu, ale w praktyce często działa to trochę inaczej. Ludzie podświadomie ufają dokumentom, a liczby w nich zawarte są dla nas sugestywne. Nasze umysły mają naturalną skłonność do takiej interpretacji rzeczywistości, żeby mieć poczucie zgodności. Znając z góry liczbę towaru, pod koniec liczenia będziemy intuicyjnie dążyć do pozytywnego wyniku, czyli do tego, żeby się zgadzało. Podobnie ze szczegółami dotyczącymi towaru. Na pierwszy rzut oka większość opakowań leku wygląda tak samo. Lubimy też chodzić na skróty – jeśli można coś przeprocesować szybciej korzystając z przeświadczenia, że przecież wszystko zazwyczaj się zgadza, to wyprzemy nawet widoczne niezgodności woląc zatwierdzić nieprawdę tylko po to, aby oszczędzić sobie kłopotów z wyjaśnieniami i być może kłopotliwymi pytaniami stawianymi przez innych.

Niestety w procesie przyjęcia należy również wziąć pod uwagę ciemną stronę ludzkiej natury: pracownik, który podczas przeliczania zauważy, że towaru jest więcej niż w dokumentacji może wprost ukraść nadmiarowy towar. I jest to o tyle trudne w wykrywaniu, że nie zostaje po tym żaden ślad w postaci niezgodności lub zapisów w dokumentach.

Szybciej

Przyjęciem towaru z natury możemy przyśpieszyć cały proces, ponieważ jest niezależnym strumieniem pracy, odrębnym od obiegu dokumentów. Magazynier może obsługiwać przyjęcie towaru bez względu na to, czy ma fakturę lub jakikolwiek inny dokument. Oznacza to, że większość pracy można wykonać nie czekając na dokumentację. Po pojawieniu się dokumentacji konieczne jest tylko szybkie sprawdzenie i „zalegalizowanie” towaru do sprzedaży.

Jeśli proces ten odbywa się na podstawie dokumentu, jest ryzyko opóźnień związanych z pracą biura. Dokument trafia mailem do pracownika biurowego, ten wprowadza go do systemu ERP wcześniej lub później… Wówczas, jeśli nie ma dokumentu w systemie, towar musi czekać w strefie przyjęć. Ma to szczególne znaczenie w biznesach, w których czas wprowadzenia do obrotu ma kluczowe znaczenie lub w magazynach, w których wielkość łączonej strefy przyjęcia/wysyłki jest dużym ograniczeniem efektywności magazynu (niewystarczająca powierzchnia) i przetrzymywanie tam towaru prowadzi do ograniczenia wydajności pozostałych procesów magazynowych, w szczególności procesów wysyłki.

Podsumowując, przyjęcie towaru z natury jest bardziej elastycznym rozwiązaniem, dzięki uniezależnieniu od innych procesów i mniej narażonym na proste błędy.

Rozdzielenie krzyżujących się strumieni

Wszystkie procesy magazynowe tworzą osobne strumienie pracy. To znaczy, że każdy wymaga łańcucha określonych czynności, których wykonywanie w magazynie najczęściej wiąże się z poruszaniem po konkretnej ścieżce. Krzyżowanie się strumieni to właśnie fizyczne przecinanie się takich ścieżek czy dróg transportu towarów (i nie tylko), albo sytuacja, gdy w tej samej strefie odbywają się działania osób obsługujących różne procesy. Najprościej mówiąc: pracownicy wchodzą sobie w drogę i przeszkadzają wzajemnie.

Generalnie rzecz biorąc, jest to niekorzystna sytuacja, choć trzeba zaznaczyć, że niektóre procesy siłą rzeczy mogą się krzyżować (np. rozkładanie z kompletacją) i również w takich sytuacjach dla procesów o dużym wolumenie projektuje się rozwiązania pozwalające na rozdzielenie tych procesów (np.: poprzez wykorzystanie regałów przepływowych). Mimo tego, że w niektórych przypadkach takie krzyżowanie się strumieni jest akceptowalne to w zdecydowanej większości przypadków jednak należy tego unikać. Z całą pewnością ciężkim grzechem logistycznym jest krzyżowanie się strumieni pracy procesu wejścia z wyjściem, czyli rozładunek i załadunek w tej samej strefie. Grozi to błędami załadunku, wydania i skutkuje ciągnącymi się konsekwencjami, o których wspominaliśmy nieco wyżej.

Dlatego rozdzielenie strumieni, szczególnie wyjścia i wejścia, jest bardzo ważne. A można tego dokonać aż na trzy różne sposoby, więc każda firma jest w stanie dość łatwo rozwiązać ten problem.

1. Fizycznie – rozdzielenie stref ścianą lub płotkiem, po jednej stronie odbywa się przyjęcie, po drugiej wydanie, dzięki czemu towary nie mają szans się pomieszać.
2. Systemowo – za pomocą uszczelnienia procesu przyjęcia i wydania poprzez zmiany w systemie WMS takie jak: skanowanie lokalizacji odkładczych czy przydzielanie palet wysyłkowych do konkretnych lokalizacji.
3. Czasowo (organizacyjnie) – rozgraniczenie procesów za pomocą organizacji pracy, dalej mogą odbywać się w tym samym miejscu, ale w różnych godzinach. W jednym przedziale czasowym przyjęcie, w innym wydanie.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Zoptymalizuj procesy magazynowe pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 3: Dostosuj layout magazynu do wymagań stawianych logistyce

Nowy layout magazynu to nie jest recepta na wszystko. Żeby odpowiednio spełnił swoją rolę najczęściej musi być częścią szerszej, kompleksowej zmiany

Załóżmy, że posiadasz już odpowiedni system składowania i osprzęt, geografia magazynu zorganizowana jest najbardziej optymalnie jak to możliwe, ale magazyn z jakiegoś powodu wciąż nie osiąga wymaganej wydajności. Firma rozwinęła się, wzrosła sprzedaż i wydolność magazynu, niegdyś w zupełności wystarczająca, nie wystarcza do obsługi rosnącego strumienia towarowego. Brakuje miejsca i pracowników, a liczba zamówień wciąż się zwiększa. A może jeszcze inny scenariusz – zmieniła się struktura zapasu lub wysyłek towarów, wzrosła liczba tych o dużych gabarytach, a Ty posiadasz w magazynie za dużo regałów półkowych i za mało paletowych. Takich sytuacji może być wiele.

Konkluzją jest wniosek, że dotychczas stosowane podejście nie wystarcza i konieczna jest bardziej kompleksowa zmiana. Co robić? Zbudować/wynająć kolejny magazyn? Zatrudnić dodatkowych pracowników i starać się zwiększyć rotację towaru w magazynie? Niekoniecznie. Nie tak znowu rzadko rozwiązaniem może być zaprojektowanie nowego layoutu magazynu (masterplan).

Co to jest layout magazynu?

Layout magazynu to złożony projekt prawidłowo funkcjonującego obiektu magazynowego, obejmujący kwestie technologiczne i procesowe.

Może dotyczyć budowy całkiem nowego, rozbudowy już istniejącego, albo reorganizacji aktualnie działającego magazynu. Jego celem jest kompleksowa poprawa działania obiektu pod kątem: optymalizacji przepływów towarowych i zagospodarowania przestrzeni, ułatwienia dostępu do magazynowanych produktów, kontroli stanów magazynowych, ograniczenia konieczności przeładunków towarów do niezbędnego minimum i ograniczenia procesów i czynności nie stanowiących wartości dodanej (NVA), które zgodnie z filozofią lean należy eliminować.

Profesjonalnie wykonany projekt layoutu pozwoli zmieścić więcej towaru w tej samej przestrzeni, wykonywać pewne procesy szybciej, obniżyć liczbę błędów popełnianych w trakcie pracy przy jednoczesnym dążeniu do minimalizacji kosztów operacyjnych magazynu.

Dobre praktyki w projektowaniu layoutu

Mamy w portfolio ponad setkę projektów layoutu magazynu i z pełną odpowiedzialnością możemy powiedzieć – nie istnieją dwa takie same magazyny.

Nie warto próbować kopiować rozwiązań organizacyjnych podpatrzonych u kogoś innego. Wynika to z tego, że każda firma działa w modelu, który jest w pewien sposób dla niej unikalny (to dobrze, bo tym właśnie firmy konkurują na rynku – unikalnością podejścia, cechy, organizacji).

Skoro więc magazyn ma odpowiadać na potrzeby logistyczne firmy, a te zaś w prostej linii są pochodną potrzeb/wymagań stawianych przez dział sprzedaży, to szanse na to, że pojawią się dwie firmy o dokładnie takim samym podejściu sprzedażowym i kulturze organizacyjnej są niewielkie. Nie znaczy to oczywiście, że nie należy próbować podglądać, dopytywać czy inspirować się czyimiś przykładami. To zawsze jest wartościowe. Ale bajkę o dokładnym skopiowaniu czyjegoś rozwiązania można od razu odłożyć na półkę.

Z perspektywy własnego doświadczenia możemy jednak stwierdzić, że istnieją pewne prawidłowości i uogólnione dobre praktyki w projektowaniu layoutu magazynu.

1) Projekt praktycznie zawsze musi być indywidualny.

Nie istnieją żadne uniwersalne szablony layoutu magazynu, z których można skorzystać. Projekt musi być dedykowany konkretnej firmie i dostosowany do wielu zmiennych czynników: branża, rodzaj asortymentu, wielkość przepływów, prognozowane wzrosty sprzedaży, zmiany w dystrybucji, modelu sprzedaży i wiele innych.

Dlatego projektowanie layoutu, już na poziomie koncepcyjnym, musi się zaczynać od liczb i twardych danych. To zadanie dla wykwalifikowanego logistyka. Najlepiej takiego, który takich layoutów przygotował już odpowiednio dużo, aby z jednej strony dostrzec charakterystykę modelu biznesowego firmy, a z drugiej umiejętnie wkomponuje rozwiązania również z innych branż. To może pozwolić na przełamanie dotychczasowych barier lub złamanie prawd do tej pory uznawanych za aksjomatyczne.

2) Magazynu nie budujesz na dziś.

W przypadku layoutu dla całkiem nowego obiektu, trzeba pamiętać, że projekt, a uruchomienie magazynu dzielą mniej więcej 1-2 lata. Po drodze jest przecież budowa, wyposażanie, wdrażanie rozwiązań IT i rozwiązań organizacyjnych, przeprowadzka i wiele innych etapów. Z tego względu już na tym etapie należy wybiec w przyszłość, opierając się na rzetelnych estymacjach i założeniach biznesowych, by uniknąć przebudowy już na starcie fukcjonowania. Trzeba założyć prognozowany wzrost firmy – sensowną perspektywą jest tu okres do 5 lat ( dłuższa perspektywa to już najczęściej spekulacja).

Konieczne jest wtedy uwzględnienie według przyszłych potrzeb: powierzchni, kubatury, liczby paczek/palet składowanych i wysyłanych, pracowników itd. Na podstawie tego typu wskaźników określa się między innymi potrzebny system składowania. Dokładnie ta sama zasada dotyczy zmiany layoutu w już istniejącym magazynie, choć cały proces będzie wyglądał nieco inaczej ze względu na większą liczbę sztywnych ograniczeń jakie niesie ze sobą istniejący budynek.

3) Nowy layout magazynu nie jest jednak receptą na wszystko.

Żeby spełnił swoją rolę powinien być częścią szerszej, kompleksowej zmiany. Profesjonalny projektant bierze pod uwagę wszystkie procesy magazynowe, co przekłada się na szereg czynników uwzględnionych podczas projektowania: liczba i rodzaj wydań, potrzebny system składowania i sprzęt, strumienie pracy, zapobieganie krzyżowaniu się przepływów, ulokowanie towarów na adekwatnym poziomie do pobrania, wymagania dla poszczególnych kanałów dystrybucji, charakterystykę spiętrzeń i wiele innych.

Większość z nich wymaga nowego przemyślenia na etapie projektowania layoutu, dlatego powinna towarzyszyć mu optymalizacja procesów magazynowych oraz algorytmów w systemach WMS/WES, bo wszystko to jest ze sobą nierozerwalnie powiązane.

Zmiana stref magazynowych

Każdy projekt layoutu magazynu definiuje i zmierza do optymalnego ulokowania co najmniej czterech podstawowych stref magazynu:

• przyjęć (wejścia) – tam gdzie rozładowujemy przychodzący towar, kontrolujemy zgodność i jakość, wyjaśniamy problemy, czasem przepakowujemy lub budujemy nośniki możliwe do składowania,

• składowania – gdzie towar jest przechowywany pomiędzy przyjęciem do magazynu, a wydaniem z magazynu. Strefa ta może być bardzo skomplikowana i podzielona na wiele różnych podstref zależnych od wymagań powiązanych ze składowanym tam towarem (wymiary, wymagania temperaturowe, wymagania prawne itp.),
• kompletacji – to strefa, w której najczęściej najwięcej się dzieje. To tam pobierany jest towar, który następnie zostanie wysłany z magazynu (do klienta, do dostawcy jako zwrot, do innego magazynu itp.). To również w tej strefie najczęściej zużywa się najwięcej osobogodzin,
• wydań (wyjścia) – strefa, w której towar przygotowuje się do wysyłki (pakuje, kontroluje zgodność i kompletność) i przeładowuje do środków transportu, które zabierają towar z magazynu. Uwaga: środkiem transportu może być także przenośnik lub wózek widłowy, jeśli to magazyn zasilający produkcję.

W przypadku zmiany layoutu w już funkcjonującym obiekcie, często zachodzi potrzeba innego rozlokowania stref magazynowych. Najczęściej będzie to oddzielenie stref wejścia i wyjścia tak, aby nie krzyżowały się strumienie towarowe z nimi związane.

Wynika to zarówno z potrzeby eliminacji zakłóceń, jak również czasami wprost z przepisów prawa (farmacja). Jeśli firma się prężnie rozwija to najczęściej wraz z rozwojem firmy i wzrostem przepływów, trzeba również wydzielić dodatkową osobną strefę składowania zapasu. Nawet jeśli dotychczas wystarczała nam strefa kompletacyjna, która była równocześnie strefą składowania.

Kluczem w projektowaniu tych stref jest unikanie krzyżowania się strumieni towarowych, zachowanie jednokierunkowości przepływu (brak powrotów), wielkość dobrana do strumieni towarowych i liczby pracujących tam ludzi, oprzyrządowanie dobrane do specyfiki pracy w danej strefie, procesy logistyczne zaprojektowane tak, aby ograniczać liczbę błędów i być w stanie odpowiednio dostosować wsparcie informatyczne ich realizacji.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Dostosuj layout magazynu do wymagań stawianych logistyce pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 2: Optymalnie wykorzystuj miejsce w magazynie

Wszyscy zaczynamy od liczb. I dostawcy sprzętu i logistycy. My, logistycy, po prostu patrzymy na nieco inne…

System składowania to cały zespół elementów wyposażenia magazynowego, który służy do przechowywania towarów. Co istotne, system ten pozwala wykorzystać kubaturę magazynu, a nie tylko jego powierzchnię. W tym rozdziale omówimy kilka najpopularniejszych rodzajów systemów składowania spotykanych w magazynach, pokazując je w kontekście odpowiedniego doboru dla potrzeb firmy. Następnie wskażemy sprawdzone sposoby optymalnego wykorzystania posiadanego miejsca, często wiążące się ze zmianą geografii magazynu.

Zacznijmy od najważniejszych podziałów systemów składowania, ich cech i przeznaczenia – Man-to-goods / Goods-to-man

Man-to-goods / Goods-to-man

Ze względu na sposób pobierania towaru systemy składowania można podzielić obecnie na dwie zasadnicze grupy:

• systemy, w których to człowiek porusza się do towaru w celu jego odłożenia/pobrania
• systemy składowania, w których to towar jest zabierany/dostarczany do operatora znajdującego się na stacjonarnym stanowisku.

Wybór konkretnego systemu powinien być uzależniony od potrzeb i specyfiki firmy.

Man-to-goods

Man-to-goods – to tradycyjna forma składowania i kompletacji zleceń, w której pracownik dostarcza samodzielnie (lub z wykorzystaniem dodatkowego sprzętu, takiego jak wózek widłowy) towar do miejsca składowania i również samodzielnie udaje się po towar i go pobiera. W tym systemie wykorzystywane są statyczne systemy składowania: półkowe lub paletowe. Kompletacja towaru w takim systemie przypomina proces, jaki znamy z dużych sklepów: pracownicy przemieszczają się pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami, w których znajduje się towar i pobierają go z miejsc składowania, znajdujących się najczęściej na poziomie podłogi. Tu warto zaznaczyć, że podłogą może być nie tylko posadzka magazyny, ale również posadzka podestu czy antresoli.

Zalety: nie wymaga dużych nakładów finansowych na zakup systemu i osprzętu magazynowego, szybkość dostawy jest wysoka, a czas uruchomienia krótki.

Wady: wymaga większego zatrudnienia ze względu na relatywnie niską wydajność procesu pobierania oraz konieczność przemierzania pomiędzy poszczególnymi operacjami odstawienia/pobrania nieraz bardzo dużych odległości w magazynie. Łatwo sobie to wyobrazić w przypadku magazynów o powierzchniach przekraczających 50 tys m2. To wielkość ponad sześciu boisk piłkarskich.

Goods-to-man

Goods-to-man – to system składowania i pobierania towaru, w którym towar jest najpierw dostarczany przez pracownika w jedno wyznaczone miejsce, a następnie automatycznie odkładany do lokalizacji składowania. W przypadku pobrań kolejność jest odwrotna: towar jest najpierw automatycznie pobierany z lokalizacji składowania, a następnie dostarczany do wyznaczonego stanowiska, z którego bezpośrednio może zostać pobrany przez pracownika. Wykorzystywane są w niej automatyczne systemy składowania, takie jak układnica paletowa czy pojemnikowa. Czasem są to również systemy półkowe – automatyczne szafy półkowe. Możecie się również spotkać z nazwą ASRS (Automatic Storage and Retrieval System).

Zalety: zazwyczaj wymagają mniejszego zatrudnienia dzięki osiąganiu bardzo wysokiej wydajności podczas pobrań towaru, oraz przyśpieszają kompletację zleceń dzięki wyeliminowaniu konieczności przemieszczania się pracownika pomiędzy lokalizacjami składowania/pobrań. Często pozwalają również lepiej wykorzystać kubaturę magazynu lub umożliwiają wybudowanie na takiej samej powietrzni znacznie wyższego magazynu (najczęściej górną granicą jest 40 metrów), ponieważ systemy te nie mają takich ograniczeń wysokościowych jak wózki widłowe.

Wady: wymagają dużej inwestycji finansowej przy zakupie systemu i osprzętu. Czas ich dostawy oraz uruchomienia jest wielokrotnie dłuższy niż w przypadku systemów statycznych. Wymagają również wdrożenia zaawansowanych systemów IT: systemu WMS w połączeniu z systemem WES/WCS/MFC. Dodatkowo należy założyć, że ich wdrożenie pociąga za sobą konieczność zbudowania odpowiednio kompetentnych działów utrzymania ruchu, które wezmą odpowiedzialność za bezawaryjną eksploatację takiego systemu składowania.

Obecnie dość często można usłyszeć, że zalety systemów automatycznych tak bardzo przeważają nad statycznymi, że jest to inwestycja, na którą warto się zdecydować. W rzeczywistości wcześniej jednak warto postawić sobie kilka pytań, przede wszystkim w zakresie kwestii automatyzacji procesów.

Systemy składowania dla towarów lekkich

Drugi istotny podział systemów składowania, to ten uwzględniający ciężar asortymentu.

Pierwszą grupą są systemy dla towarów lekkich (i drobnych):

1) Regały półkowe

Regały półkowe – najbardziej podstawowy system składowania, który może być różnorako doposażony w celu fizycznego rozdzielania towarów (pojemniki, przegródki itp.). Regały półkowe to bardzo uniwersalne rozwiązanie o całym szeregu zalet:

• dostępność każdego towaru z poziomu zero (podłoga),

• duża dywersyfikacja wyposażenia (półki pełne, siatkowe, wsporniki itp.),
• możliwość mieszania konfiguracji (te same regały, ale różnie doposażone w środku),
• łatwość przemieszczania – nie wymagają kotwienia i są bardzo lekkie.
• niski koszt inwestycji i szybki czas dostaw/uruchomienia.

2) Antresole/podesty z systemem pojemnikowym lub paletowym

Antresole/podesty z systemem pojemnikowym lub paletowym – wielopoziomowa zabudowa magazynowa. Może być zbudowana zarówno na konstrukcji niezależnej, jak i z regałów półkowych lub paletowych, na których budowane jest kolejne piętro. Posiada wszystkie zalety regałów półkowych, poza łatwością przemieszczania, ale przynosi dodatkową, ogromną korzyść: pozwala lepiej wykorzystywać wysokość magazynu. Budując trzypoziomową antresolę, z 1 m2 powierzchni magazynowej możemy uzyskać 3 m2 podłogi do prowadzenia kompletacji. Jest to szczególnie cenne w przypadku magazynów dystrybucyjnych, które potrzebują przede wszystkim powierzchni operacyjnych, a nie zdolności składowania.

Zabudowy wielopoziomowe mają jednak również kilka minusów:

• konieczne jest zapewnienie skutecznego transportu pionowego do zasilenia towarem poszczególnych pięter oraz do odbierania skompletowanego towaru

• na wyższych piętrach w lecie jest czasem zbyt gorąco aby móc pracować. Dzieje się tak w szczególności gdy ostatnie piętro znajduje się bezpośrednio pod metalowym dachem
• coraz większy nacisk na bezpieczeństwo pożarowe stawia coraz większe wymagania co do wypełnień podestu (posadzka), półek czy elementów nośnych. Dodatkowo może oznaczać konieczność budowania specjalnych korytarzy i dróg ewakuacyjnych dla pracowników, barier dla dymu, czy też systemów gaśniczych (tryskacze) co potrafi istotnie podnieść koszt wdrożenia takiego rozwiązania
• jako, że antresole stanowią osobne strefy magazynowe, dąży się do tego, aby utrzymywać na nich stałą obsadę, co automatycznie oznacza konieczność konsolidacji towarów zbieranych z różnych stref. Stawia to dodatkowe wymagania dla systemów IT zarządzających pracą magazynu (ERP, WMS, WES). Trzeba także pamiętać, że nie wszystkie systemy są gotowe na obsługę takich procesów
• niektóre typy podestów, czy antresol (w szczególności te oparte na niezależnej ramie) koncentrują obciążenia na posadzkę magazynu, a nie wszystkie posadzki umożliwiają przenoszenie takich obciążeń.

3) Automatyczne systemy pojemnikowe lub szufladowe

Automatyczne systemy pojemnikowe lub szufladowe – systemy te są bardzo wydajne w kompletacji, często także bardzo efektywne kubaturowo. Trzeba mieć jednak na uwadze, że oznaczają one zarówno wielokrotnie wyższe koszty inwestycyjne jak również wielokrotnie dłuższe czasy oczekiwania na dostawę.

Systemy składowania dla towarów ciężkich

Drugą grupą są systemy dla towarów ciężkich oraz o większych gabarytach:

1) Składowanie blokowe

Składowanie blokowe, czyli składowanie towaru bezpośrednio na posadzce i – jeśli to możliwe – również bezpośrednio na sobie (piętrowanie). Jest to bardzo efektywny kubaturowo system składowania, o ile określony towar można piętrować. Dla towarów, z których można ułożyć 3 poziomy, efektywność jest porównywalna z 5 poziomami regałów paletowych. System ten nie wymaga żadnych dodatkowych inwestycji – wystarczy odpowiednia posadzka.

Minusem jest ograniczony dostęp. W przypadku potrzeby sięgnięcia do konkretnej palety może okazać się, że koniecznym jest najpierw „przekopanie” całego stosu innego towaru.

Jeśli w magazynie jest niewiele indeksów towarowych, towar da się piętrować, a wysyłki są głównie pełnopaletowe i jednorodne, to takie podejście bardzo często jest wystarczające.

2) Regały paletowe

Regały paletowe – zawsze składają się z ram i belek regałowych, które różnić może nośność (2, 3 lub 4 miejsca paletowe na jednej belce) i wymagają obsługi specjalnymi wózkami widłowymi. Wybór wózków z kolei determinuje szerokość korytarza. Główne zalety to:

• łatwość konfigurowania – umożliwiają zmianę poziomu w belkach (choć tylko za zgodą producenta, ponieważ wpływa to na obciążenie i stabilność regału),
• bardzo duża nośność – można na nich umieszczać palety ważące nawet ponad tonę, co umożliwia składowanie niemal każdego towaru o dużych gabarytach i w dużej ilości.

3) Regały wspornikowe

Regały wspornikowe – regały z charakterystycznymi podporami pozwalające na składowanie towarów o dużej długości, np.: 6m. Są to regały specjalistyczne i wymagające specjalistycznych wózków mających możliwość poruszania się w dowolnym kierunku bez obracania się, lub ładowanych bocznie. Łatwo sobie bowiem wyobrazić jakie zagrożenie w magazynie powodowałby skręcający pod kątem 90 stopni wózek widłowy na widłach którego znajduje się element o sześciometrowej długości.

4) Regały wjezdne

Regały wjezdne – to pochodna regałów paletowych, o specyficznej budowie, w których najczęściej paleta załadowana jako pierwsza, opuści regał jako ostatnia. Do ich obsługi wykorzystuje się specjalne wózki pozwalające wjechać do środka korytarza regałowego.

Ich zalety to:

• wykorzystanie kubatury magazynu nawet w 95%,

• dobre rozwiązanie dla firm z niezbyt zróżnicowanym towarem, dla którego składowane są duże ilości palet tego samego towaru z identycznymi cechami: datą przydatności czy partią produkcyjną.
• dobre rozwiązanie dla firm, które składują bardzo dużą ilość zakupionego towaru, który potrzebny jest w magazynie cały czas.

Spore zalety regałów wjezdnych wiążą się też jednak z paroma znaczącymi wadami:

• niska selektywność (choć wyższa niż w przypadku składowania blokowego) i konieczność pracochłonnego „przerzucania” towaru w przypadku konieczności pobrania towaru znajdującego się w głębi regałów wjezdnych
• wymagają niestandardowego wózka widłowego do obsługi,
• słaba wydajność wynikająca ze specyfiki operacji i zachowania zasad bezpieczeństwa
• długi czas pobrania towaru,
• nie ma możliwości kompletacji kompletować mniejszych ilości (sztuk, kartonów), wyłącznie pełne palety.

5) Systemy układnicowe

Systemy układnicowe – to systemy wykorzystujące klasyczne regały paletowe oraz roboty (układnice) do ich transportu do lokalizacji składowania oraz do automatycznego pobierania towaru oraz dostarczania go do operatora. Regały mogą być zbudowane niezależnie w istniejącym magazynie, ale również mogą być konstrukcją nośną ścian i dachu magazynu.

Dużą zaletą takich rozwiązań jest możliwość budowania magazynów o bardzo dużej wysokości (do ok 40m), a co za tym idzie do składowania dużych ilości towaru na relatywnie niewielkich powierzchniach magazynu.

Wadą jest tradycyjnie duża kapitałochłonność na etapie inwestycji, długi czas dostawy i uruchomienia oraz wysokie wymagania dla systemu WMS sterującego pracą takiego magazynu.

Dobór optymalnego systemu składowania

Aby optymalnie wykorzystać magazyn kluczowy jest dobór odpowiedniego systemu składowania. Trzeba zwracać uwagę nie tylko na pojemność, jako zdolność do składowania towaru, ale także na niezbędną wydajność procesów, co nie zawsze idzie ze sobą w parze. Niektóre systemy są bardzo pojemne, ale mało wydajne (np. wspomniane regały wjezdne) – można w nich składować duże ilości towaru, ale równocześnie mogą one generować duże problemy z terminowymi wysyłkami towaru do klienta.

Znalezienie optymalnego rozwiązania, idealnego kompromisu pomiędzy tymi dwoma czynnikami, to trudna sztuka. Najbezpieczniej jest skorzystać z porady specjalisty-logistyka, który zna złożoność tematu. Dobrym rozwiązaniem jest również skorzystanie z zewnętrznych firm doradczych i projektów typu masterplan czy layout magazynu, ponieważ firmy takie dysponują zarówno wiedzą jak i doświadczeniem pozwalającym dostrzec więcej możliwości niż w przypadku realizacji takiego projektu samemu. Wynika to z prostego faktu, że dla specjalizowanych firm doradczych projekt magazynu jest codziennością w przeciwieństwie do przedsiębiorstw, które takie projekty robią co najwyżej raz na kilka lat.

Przestrzegamy jednak przed opieraniem się wyłącznie na rozmowach z dostawcą systemów składowania, ponieważ z natury rzeczy jego zadaniem jest sprzedaż, a niekoniecznie znalezienie dla Ciebie optymalnego rozwiązania. Dostawcy zazwyczaj dobrze doradzą Ci w kwestii pojemności, ale często nie biorą pod uwagę tak ważnego wskaźnika jak wydajność.

Łatwo to wyjaśnić: zbudowanie modelu wydajnościowego biorącego pod uwagę różne strefy, różne grupy gabarytowe i grupy obsługi, różne kanały dystrybucji i różne kanały wysyłki, uwzględniającego wieloletni plan rozwoju zabiera czas i kompetencje. Dostawca sprzętu ma więc dwa wyjścia: poświęcić na to odpowiednią ilość czasu i kompetencji, ale podnieść cenę ryzykując przegraną (ktoś za tę pracę przecież musi zapłacić), albo zastosować podejście uproszczone lub przerzucające całą odpowiedzialność na klienta.

Zmiana geografii magazynu

Posiadanie odpowiednio dobranego systemu składowania to dopiero połowa drogi do dobrej wydajności. Dodatkowo może się okazać, że firma, mimo świadomości braków, podejmuje decyzję o nie wprowadzaniu żadnych zmian w zakresie posiadanych i użytkowanych systemów, a nacisk na zwiększenie wydajności i tak będzie nadal istniał. Wówczas należy rozpatrzyć kilka efektywnych sposobów na bardziej optymalne wykorzystanie miejsca i wyposażenia.

Czasem, żeby podnieść wydajność, wystarczy odpowiednio doposażyć magazyn w sprzęt. Taka sytuacja może zaistnieć, gdy np. nie wszystkie wózki widłowe sięgają na najwyższe piętra regałów i z tego powodu składuje się na nich niewiele towarów lub też każda operacja, podczas której wykorzystuje się najwyższe poziomy składowania, wymaga dużo czasu ze względu na oczekiwanie na odpowiedni wózek widłowy. Jeśli dotyczy to procesu uzupełnienia miejsc kompletacyjnych to konieczność oczekiwania przełoży się bezpośrednio na wydajność wysyłek z magazynu – brak uzupełnień prowadzonych w odpowiednim rytmie doprowadzi do zatrzymań procesu kompletacji tam, gdzie na poziomie kompletacyjnym zabraknie towaru.

Kolejnym aspektem, który nierzadko daje odczuwalne efekty optymalizacyjne jest udoskonalenie geografii magazynu, czyli zmiana rozlokowania towarów w poszczególnych strefach i lokalizacjach w ramach systemów składowania. Dwa najlepsze sposoby na zoptymalizowanie geografii magazynu to analiza ABC i Heatmapa.

Analiza ABC

Analiza ABC to rozszerzenie słynnej zasady Pareto, która mówi, że 20% działań daje 80% efektów. Ta obserwacja w uogólnionej formie znalazła swoje zastosowanie na gruncie całej ekonomii (i nie tylko). Najpewniej również w przypadku Twojej firmy można byłoby w przybliżeniu powiedzieć, że 20% produktów albo klientów generuje 80% przychodów. Najprostsza analiza ABC wykorzystywana w logistyce bazuje na tej regule, klasyfikując jednak pozycje według rozmaitych kryteriów w trzech kategoriach.

Klasyfikacja ABC znalazła zastosowanie w logistyce magazynowej i stała się podstawową metodą optymalizacji magazynu oraz modelu rozkładu towaru w poszczególnych strefach i lokalizacjach magazynowych. Pozwala nam wyróżnić towary najistotniejsze z punktu widzenia zarządzania magazynem i generujące największą pracochłonność.

Rozlokowanie towaru z wykorzystaniem tej analizy pozwala w krótkim czasie, z niewielkimi wydatkami inwestycyjnymi znacząco podnieść efektywność pracy magazynu.

W najprostszym i najogólniejszym sensie: towary z grupy A, czyli te, po które sięga się najczęściej, powinny znajdować się zawsze najbliżej wyjścia z magazynu, z grupy B nieco dalej, a na końcu grupa C.

Analiza ABC prowadzona z punktu widzenia logistyki nie jest tożsama z analizą ABC prowadzoną przez działy sprzedaży.

Logistycy rzadko biorą pod uwagę wartość towaru (chyba, że jako parametr kluczowy w zdefiniowaniu sposobu obrotu towarem wewnątrz magazynu, czy w transporcie). Najlepszym kryterium podziału na grupy dla logistyki magazynowej jest liczba pobrań towaru, często tożsama z liczbą linii dokumentów wydań, na których znajdują się poszczególne pozycje towarowe. Z pewnym uproszczeniem można powiedzieć, że liczba linii zleceń oznacza ile kilometrów trzeba będzie w magazynie przebyć, aby skompletować towar przed wysyłką. Kilometrów, które są podstawą jednego z głównych procesów generujących pracochłonność. Co więcej jest to proces bez wartości dodanej, więc z punktu widzenia klientów – bez znaczenia, traktowany tylko jako koszt, który zgodnie z filozofią lean należy eliminować.

Liczby linii nie należy mylić z liczbą pobranych sztuk, ponieważ za jednym razem można pobrać ich nawet tysiące, chodzi o pojedyncze podejście do lokacji.

Na podstawie Analizy ABC dokonuje się zmiany geografii magazynu, ale należy zwrócić uwagę, że wymaga to również najczęściej korekt w systemach WMS/WES. Konieczna jest aktualizacja algorytmów rozkładania towarów tak, aby trafiały dokładnie tam, gdzie wskazała analiza, inaczej cała praca może pójść na marne.

W przypadku magazynów, w których znajduje się duża liczba indeksów towarowych (liczona w tysiącach czy dziesiątkach tysięcy) warto w przypadku analizy ABC rozbudować ją o większą liczbę grup. Pozwala to na lepsze wyciąganie wniosków, dzięki uniknięciu sytuacji, gdy na grupę C przypada 30 tysięcy indeksów towarowych i nadal nie mamy pojęcia jak je poukładać w magazynie. Czy rozbudujemy ten podział na grupy ABCDEF, czy AA, AB, AC, BA, BB, BC, itp., nie ma większego znaczenia. Chodzi o możliwość poruszania się po grupach, które poddają się relokacji pomiędzy strefami lub lokalizacjami.

Podsumowując: celem analizy ABC jest takie ułożenie magazynu, aby zminimalizować liczbę kilometrów, jaką należy przebyć w celu skompletowania towaru zamówionego przez klientów. Przy czym klientem może być również nasz własny dział produkcji, który zamawia dostawę surowca czy komponentów do stanowisk czy gniazd produkcyjnych.

Mapa ciepła (heatmap) magazynu

Drugim, o wiele mniej popularnym, bo znacznie trudniejszym w realizacji sposobem na optymalizację geografii magazynu jest tzw. heatmapa (mapa ciepła).

To podejście, w którym różnicę obciążenia poszczególnych stref/lokalizacji magazynu wizualizuje się za pomocą kolorów zgodnie z intuicyjnym przypisaniem: niewielkie obciążenie to niebieski (zimno), a im obciążenie większe tym bardziej kolor zmierza w kierunku mocnej czerwieni (gorąco).

Dzięki takiemu podejściu „twarde dane” są zinterpretowane wizualnie w niezwykle przyswajalnej i intuicyjnej dla człowieka formie. Bardzo łatwo zauważyć tu prawidłowości takie jak przeciążanie wybranych stref, czy lokalizacji i wyciągnąć szybkie wnioski.

Mapy ciepła wykonuje się na przeróżne sposoby w zależności od branży. W logistyce wciąż najczęstszą, ale skuteczną metodą, jest arkusz kalkulacyjny (np. Excel). Jedna komórka to dana lokalizacja – jedna zatoka regałowa. Wartość w komórce to liczba pobrań towaru. Im wyższa, tym dany obszar jest „gorętszy”, im mniejsza, tym „zimniejszy” – co wyrażone jest za pomocą kolorów.

Minusem tej metody jest konieczność posiadania informacji o lokalizacji pobrania/odstawienia w połączeniu z informacją o towarze. W praktyce możliwe jest to wyłącznie przy wykorzystaniu danych gromadzonych przez system WMS lub system WES, jeśli rejestruje lokalizacje.

Wykonanie heatmapy w arkuszu kalkulacyjnym jest dość czasochłonne, a każda aktualizacja wiąże się z ponownym wprowadzaniem danych. Mimo wszystko nasze doświadczenie pokazuje, że jest to narzędzie zdecydowanie warte wysiłku, bo pozwala nawet laikowi dostrzec potrzebę i logikę zmian w magazynie.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Artykuł Optymalnie wykorzystuj miejsce w magazynie pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Sposób 1: Posprzątaj magazyn

Magazyn to nie hotel dla opon i mebli biurowych

Brzmi banalnie? A jednak w naszej praktyce regularnie trafiamy na magazyny, które są traktowane jak piwnice na stare, firmowe rzeczy.

Najczęściej spotykane niepożądane niespodzianki to stare meble biurowe, które szkoda wyrzucić choć nigdy się już nie przydadzą, przeterminowane materiały marketingowe i opony do samochodów firmowych – latem zimowe, zimą letnie… Poza tym cała gama najróżniejszych przedmiotów, które „leżą, bo leżą” całymi latami. Nikt nie wie czyje są, często nie wiadomo kto zlecił ich zmagazynowanie. Do tego stary towar, którego wartość handlowa jest znikoma bądź żadna, ale księgowość nie zgadza się na jego utylizację.

Zwłaszcza ten ostatni przypadek jest politycznie trudny, szczególnie gdy ta wirtualna, księgowa wartość towaru jest wykorzystywana jako majątek służący do zabezpieczenia kredytu.

Tymczasem magazyn powinien być przestrzenią do przechowywania towarów handlowych, produkcyjnych lub surowców. I tyle.

Dlaczego nie powinno się w magazynie składować innych, firmowych rzeczy? Oto powody:

• Zakłócają pracę i przeszkadzają w procesach magazynowych – czasem utrudniają dostęp do czegoś naprawdę potrzebnego, bywają uciążliwie przekładane z miejsca na miejsce, a w konsekwencji mogą opóźnić lub utrudnić istotne procesy. Ze względu na specyfikę nie podlegają normalnej gospodarce magazynowej, często nie są nawet wprowadzone na stan magazynowy, za to posiadają magiczną (o wielkiej mocy) karteczkę z napisem „Nie ruszać”. Utrudnia lub wręcz uniemożliwia to pracownikom swobodne relokowanie takich towarów/przedmiotów zgodnie z bieżącymi potrzebami operacyjnymi magazynu.
  Dodatkowo w każdej inwentaryzacji tego typu towary/przedmioty stanowią kolejną kwestią do wyjaśnienia, co nie tylko utrudnia cały proces, ale przede wszystkim zwiększa jego koszt.
• Miejsce kosztuje – każde jedno miejsce składowania, to określony koszt. Koszt inwestycji na utworzenie tego miejsca albo koszt jego pozyskania na zewnątrz (wynajem). Niestety, posiadając własny magazyn, łatwo zapomnieć o tym, że składowanie czegokolwiek w magazynie kosztuje. Nasze doświadczenie zawodowe wyraźnie pokazuje następującą prawidłowość: firmy, które wynajmują magazyn i są świadome dokładnej ceny każdego miejsca paletowego, mają w nim dużo większy porządek.

Dobre praktyki składowania

Oczywistym wydaje się jednak, że magazyn jest przestrzenią użytkową firmy, a potrzeba składowania różnych firmowych materiałów istnieje i będzie istnieć. I nie będziemy namawiać do bardzo radykalnego podejścia, ale do zachowania pewnego umiaru i porządku:

1. Znajdź i oddziel odpowiednie miejsce na składowanie przedmiotów nie-handlowych. Idealne byłoby osobne pomieszczenie, ale wystarczy też specjalnie wyodrębniona strefa lub rozstawiony namiot, jeśli to są elementy, które nie wymagają specjalnych warunków składowania. W ten sposób jasno oddzielisz przestrzeń i towar i ograniczysz zakłócenia generowane dla podstawowych procesów magazynowych, na których Twoja firma zarabia.
2. Miej kontrolę nad przechowywanymi rzeczami. Wprowadź dobrą praktykę oznaczania odkładanych przedmiotów informacjami o adresacie lub przeznaczeniu. Dobrze jest też wprowadzić taki towar na stan magazynowy systemu WMS (niekoniecznie na stan księgowy). Dzięki temu możliwe będzie sprawne przesuwanie go w razie potrzeby i ograniczenie możliwości zagubienia.
3. Nie zostawiaj staroci „na widoku” i dokładnie przemyśl miejsce ich składowania. Staraj się chować rzeczy używane sporadycznie (jak opony) i lokować je tak, aby nie przeszkadzały w żadnych procesach magazynowych. Jeśli masz system WMS to zdajesz sobie sprawę, że nie każde miejsce jest tak samo wygodne do realizacji kompletacji czy składowania zapasu.

Obojętnie na jakim szczeblu hierarchii pracujesz, pamiętaj, że magazyn to nie hotel dla kół i mebli biurowych. To przestrzeń funkcjonalna, która jest kluczowa dla prawidłowego działania firmy. A jeśli idea hotelu jest Ci bliska to policz koszt składowania (dobopalet) dla tych wszystkich rzeczy, które nie są konieczne do codziennej pracy, a zajmują miejsce w magazynie. Ta świadomość potrafi wiele zmienić w dyskusji wewnątrz firmy.

= = =

Marcin Zychowicz – ekspert z ponad 15-letnią praktyką w firmie Agilero stworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o skutecznym wdrożeniu systemu IT w Twoim przedsiębiorstwie w celu zwiększenia efektywności Twojego magazynu to skontaktuj się z naszym ekspertem!

Kolejny sposób:

Artykuł Posprzątaj magazyn pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.