Agilero System WMS to nowoczesne rozwiązanie klasy Warehouse Management System, zaprojektowane przez praktyków logistyki i stworzone przez inżynierów IT specjalizujących się w systemach dla logistyki magazynowej i produkcyjnej. Agilero łączy podejście biznesowe z wiedzą logistyczną i kompetencjami IT. System pozwala na zarządzanie wszystkimi, nawet najbardziej złożonymi procesami magazynowymi. Optymalizuje procesy przyjęcia wspierając je mechanizmami kontrolnymi oraz algorytmami rozkładania towaru. Umożliwia realizację procesów wydania ze wsparciem kilku typów kompletacji mi. in. Multi-Order-Picking, Direct Picking, one Picking, Batch Picking. Automatyzuje procesy pakowania i nadań kurierskich poprzez bezpośrednie interfejsy oraz integrację z popularnymi platformami multikurierskimi. W połączeniu z zaawansowanymi algorytmami planowania zatowarowanie, kompletacja, obsługą dodatkowych cech towarów daty ważności, nr serii/partii, wielokody stanowi kompletne narzędzie do zarządzania operacjami magazynowymi.

Agilero to marka o ponad 15-letniej historii, tworzona przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT. Nasze kluczowe kompetencje związane są z technologią i zaawansowanymi systemami informatycznymi klasy WMS i WES oraz dedykowanymi systemami IT dla logistyki magazynowej i produkcyjnej. Ich integralną i kluczową częścią są kompetencje i doświadczenie logistyczne oraz konsultingowe. Zespół konsultantów logistycznych Agilero skupia się na wieloaspektowej optymalizacji magazynu – wdrożenie Agilero System WMS poprzedzamy audytami logistycznymi. Projektujemy również layout magazynu i optymalizujemy procesy pod względem kosztów. Dzięki temu rozwijane i wdrażane przez nas systemy oraz oprogramowanie mogą w pełni realizować nadrzędny cel, jakim jest podnoszenie efektywności logistyki.

Wdrożenia systemów WMS i WES

– Projektujemy optymalny layout magazynu, usprawniamy system pracy i zasady kooperacji pomiędzy działami firmy. Wdrażamy zoptymalizowane procesy w systemach Agilero System WMS lub Agilero WES. Moment wdrożenia systemu WMS to początek wprowadzania zmian w logistyce magazynowej klienta. Są to zarówno zmiany procesowe oraz sposobu obiegu dokumentów i informacji, wynikające wprost z wdrożenia systemu, jak i zmiany organizacji pracy oraz ról w procesach.

Agilero łączy kompetencje IT dla logistyki magazynowej z doradztwem logistycznym. Ważne są odpowiednie działania przygotowujące. Jest wśród nich Quick Check, czyli ekspercki audyt magazynu. Odpowiada na pytanie, jakie potencjały usprawnień organizacyjnych, procesowych oraz przestrzennych posiada logistyka magazynowa klienta. Na tej podstawie można decydować o wprowadzeniu działań naprawczych jeszcze przed wdrożeniem systemu WMS – optymalizacja i przeprojektowanie layoutu magazynu, zmiana organizacji pracy i kompetencji ludzi w procesach, optymalizacja przebiegów procesów magazynowych, zdefiniowanie wskaźników logistycznych (KPI). 

– Dyskusję tę prowadzimy bardzo często w formie warsztatów, angażując pracowników klienta. Dzięki temu wypracowane zmiany nie są odbierane jako coś zewnętrznego (zbędnego nawet), ale jakoś wspólna praca, którą warto wdrożyć. 

Kończąca projekt roadmapa wskazuje kolejność działań naprawczych oraz ich zakres. Często wynika z niej, że samo wdrożenie systemu WMS jest trzecim lub nawet czwartym działaniem. W takim podejściu system WMS staje się narzędziem do operacyjnej realizacji optymalnie działającej koncepcji technologiczno-procesowej magazynu

Przykładowe efekty wdrożenia systemu WMS

W przypadku Antykwariatu i Księgarni Tezeusz nastąpiło skrócenie czasu kompletacji o 83%, a o 30% zredukowano liczbę etatów w magazynie. Czas zwrotu z inwestycji w Agilero System WMS (ROI) wyniósł rok. 

W przypadku ProOffice.net nastąpił wzrost dziennego wydania o 33%, a proces inwentaryzacji stał się trzykrotnie szybszy. Czas zwrotu z inwestycji to 4 miesiące. 

W przypadku spółki Nowy Styl nastąpiła 20-procentowa redukcja etatów w gniazdach kompletacji, a raportowanie produkcji przyśpieszono o 78% (168 tys. zł – roczne oszczędności w procesie raportowania produkcji). Uzyskano też 100-procentową jakość kompletacji zestawów montażowych. 

W spółce Amex o 10% skrócono czas realizacji pojedynczego zlecenia wydania, o 20% zredukowano zatrudnienie w magazynie. Wydajność pracy zwiększyła się o jedną czwartą. 

Dlaczego warto wybrać Agilero?

Oferujemy nowoczesne rozwiązanie klasy Warehouse Management System zaprojektowane przez praktyków. Systemy Agilero wdrażane są zgodnie z autorską metodyką Warehouse Proces Excellence (WPE). Procesy magazynowe dopasowywane są do wymagań biznesowych. 

Nasz system WMS działa w ponad stu firmach różnej wielkości z liczbą operacji na poziomie kilku tysięcy wydań dziennie czy wielooddziałowych, z takich branż jak m.in. e-commerce, farmacja, automotive, spożywcza.

Kluczowe korzyści ze współpracy z Agilero:

– Nastawienie na realizację celów biznesowych – najpierw biznes i procesy, a potem IT
– Konkretne i wymierne efekty oraz biznesowa opłacalność inwestycji w IT (ROI)
– Wieloletnia specjalizacja w systemach IT dla logistyki
– Ekspercka wiedza oraz doświadczenie z wielu branż i modeli logistyki
– Elastyczna współpraca i bardzo dobra obsługa – suport, rozwój i zmiany systemu

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu z ekspertem!

MARCIN ZYCHOWICZ – specjalista w Agilero, marce o ponad 15-letniej historii, tworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Artykuł System WMS i WES – wdrożenia dostosowane do celów biznesowych pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Layout magazynu – masterplan

Do zbudowania bryły magazynu potrzebni są architekci, projektanci budowlani. To oni zaprojektują budynek spełniający wymogi związane m.in. z normami bezpieczeństwa, lokalnymi warunkami zabudowy, a także zgodnie z zapotrzebowaniem inwestora na liczbę biur czy miejsc parkingowych dla pracowników. Potrzebny będzie jednak również doświadczony logistyk, który zaplanuje procesy logistyczne wewnątrz magazynu.

Projekt logistyczny magazynu przenika się z projektem budowlanym, jednak nie jest z nim tożsamy. Tymczasem inwestorzy dość często naiwnie zakładają: „jak zatrudnię biuro architektoniczne, to już oni zadbają o to, co mam wstawić do środka”. O ile często jest to możliwe odnośnie do ogrzewania czy oświetlenia, o tyle organizacja systemów składowania czy kompletacji najczęściej nie leży w obszarze kompetencji biur architektonicznych.

Taki projekt organizacji działania magazynu najczęściej nazywa się projektem logistycznym, layoutem czy też masterplanem magazynu.

Obejmuje on dobór systemów składowania, transportu wewnętrznego (jak wózki widłowe, wózki unoszące czy obecnie coraz częściej – systemy przenośników lub autonomicznych pojazdów transportujących AMR), projekt przepływów towarowych czy wreszcie projekty stanowisk roboczych w poszczególnych procesach. To również kalkulacja zapotrzebowania na pracowników w każdej strefie i każdym procesie, a także definicje wszystkich działań operacyjnych realizowanych w ramach magazynu.

Masterplan magazynu w kilku płaszczyznach przenika się ściśle z projektem budowlanym. W szczególności w obszarze:

• ochrony przeciwpożarowej – choćby przez zdefiniowanie miejsc składowania poszczególnych towarów i powiązane z tym obciążenie ogniowe, ulokowania akumulatorowni wymagających specjalnych instalacji wentylacyjnych, pogodzenie systemów składowania z systemami kurtyn dymowych czy instalacji tryskaczowych
• wymagań dotyczących liczby i rodzaju doków załadunkowych
• dopasowania systemów regałów do przyjętej dla konstrukcji siatki słupów lub dobrania siatki słupów do wybranego systemu składowania
• miejsc parkingowych dla samochodów ciężarowych
• liczby wymaganych miejsc w pomieszczeniach socjalnych i szatniach
• potencjalnego ulokowania szaf mających zasilać wykorzystane systemy automatyki
• wymagań dotyczących nośności posadzki, przykładem mogą być wielopiętrowe systemy antresol lub systemy regałów, na których składowane są elementy o dużej masie, generujące obciążenia wyższe niż obowiązujące standardy rynkowe

W przypadku budowy nowego magazynu najlepszym podejściem jest najpierw zbudowanie koncepcji logistycznej pracy magazynu – uwzględniającej jednak już wspomniane obszary wspólne z koncepcją architektoniczną – a następnie „opakowanie” tego bryłą budynku. W ten sposób maksymalizuje się wykorzystanie dostępnej kubatury przez ograniczenie potencjalnych kolizji jak choćby niezgodności pomiędzy systemami składowania i siatką słupów nośnych dla konstrukcji dachu. 

Wbrew pozorom temat nie jest pomijalny, ponieważ przykładowo w magazynie o powierzchni 20 000 m2 niezgodność siatki słupów z systemem regałów może doprowadzić do zmarnowania powierzchni nawet 1000 m2 tylko z powodu konieczności utworzenia szerszych korytarzy roboczych, dopasowujących system składowania do rozstawienia słupów nośnych w hali.

Strefy magazynowe

Projektując magazyn pod względem logistycznym, trzeba uwzględnić wielkość oraz odpowiednie rozlokowanie poszczególnych stref magazynowych.

Najczęściej są to strefy:

– załadunku/rozładunku – gdzie rozładowywane/załadowywane są towary. Wyposażona w doki lub bramy na poziomie zerowym (w tym często bramy techniczne umożliwiające wjazd wózków widłowych, podnośników czy też dostawy elementów gabarytowych, których nie można rozładować z wykorzystaniem klasycznych doków/ramp). W przypadku magazynu z układem przepływowym strefy te są najczęściej zlokalizowane po przeciwnych stronach magazynu

– przyjęcia towaru – niekoniecznie tożsama ze strefą załadunku, w szczególności, jeśli proces przyjęcia jest skomplikowany i wymaga dodatkowych procesów przetworzenia towaru: paletyzacji, kontroli jakości, oznakowania itp. Zobacz także: Automatyzacja procesów przyjęcia towaru do magazynu

– zwrotów – w zależności od rodzaju działalności strefa ta może być częścią strefy przyjęcia bądź też oddzielną, w której obsługiwane są towary powracające na drodze zwrotu lub reklamacji do magazynu. W szczególności w przypadku magazynów obsługujących sprzedaż e-commerce strefy zwrotu wymagają dostosowania oraz wydzielenia odpowiedniej przestrzeni ze względu na częstą konieczność prowadzenia wielu procesów, takich jak weryfikacje jakości czy też procesy uzdatnienia (np. czyszczenie, prasowanie) czy przepakowania. W niektórych przypadkach strefy zwrotu są na tyle powierzchniowo duże i procesowo skomplikowane, że są wręcz umieszczane w osobnym, przeznaczonym do tego celu magazynie. Najczęściej dotyczy to biznesu e-commerce, w którym konieczność detalicznej weryfikacji każdej zwracanej sztuki towaru oraz duże strumienie towarowe uniemożliwiają pogodzenie strefy zwrotów z pozostałymi strefami w magazynie wysyłkowym

– kompletacji – to zazwyczaj odpowiedni system składowania wraz z możliwością prowadzenia kompletacji pojedynczych zleceń bądź całych zestawów zleceń w celu optymalizacji czasu pracownika. Coraz częściej strefy te są zautomatyzowane i realizowane jako rozwiązania ASRS (ang. Automated Storage and Retrieval System) realizujące politykę GTP (ang. Goods To Person), umożliwiającą znaczne ograniczenie zapotrzebowania na pracę ludzką. Zobacz także: Automatyzacja procesu kompletacji poprzez ważenie

– składowania – są to strefy, w których nie prowadzi się kompletacji, ale przechowuje zapas towaru przewyższający normalne zapotrzebowanie kompletacyjne. Stąd uzupełnia się strefę kompletacji oraz często realizuje wysyłki hurtowe, które można zrealizować za pomocą pobrań całych nośników z towarem lub opakowań zbiorczych

– konsolidacji – to strefa, w której „spotykają się” towary kompletowane w różnych częściach magazynu lub z wykorzystaniem odmiennych sposobów kompletacji. Na przykład towary standardowe rozmiarowo z towarami o dużych gabarytach, do których kompletacji i transportu konieczne jest wykorzystanie specjalnego sprzętu lub obsługi. Jeśli kompletacja prowadzona była na zasadzie tworzenia wsadów kompletacyjnych (ang. batch picking), to w strefie tej prowadzona jest również operacja rozsortowania towaru zebranego zbiorczo na pojedyncze zlecenia klientów

– pakowania/przygotowania do wysyłki, strefa wysyłki – niekoniecznie pokrywa się ona ze strefą załadunku, choć takie podejście w wielu magazynach jest również realizowane. Tu towar jest pakowany i zabezpieczany przed wysyłką do klienta oraz przygotowywany do załadunku do środka transportu. Strefy te są najczęściej połączone (zamiennie ze strefą załadunku) w strefy buforowe pozwalające przechowywać krótkotrwale towar już przygotowany do wysyłki, a jeszcze niezaładowany. Zobacz także: Automatyzacja procesów wydania towaru z magazynu

– specjalne – takie jak strefy VAS (ang. Value Added Services), które mogą być strefami realizującym dodatkowe usługi, czynności związane z przetwarzaniem towarów (np. personalizacja wysyłanego towaru). Strefami specjalnymi są również strefy ładowania wózków widłowych oraz ich parkowania

Sama mnogość stref, jakie pojawiają się w magazynie, wystarczy, aby kwestię zaplanowania ich pojemności oraz przepływów pomiędzy nimi uznać za istotną. Ewentualne błędy mogą bowiem mieć konsekwencje przez wiele lat i być trudne do skorygowania, w szczególności w przypadku niemobilnych, a dużych i drogich systemów składowania i kompletacji.

Główne zasady organizacji stref magazynowych

Organizacja przepływów pomiędzy poszczególnymi strefami magazynu rządzi się kilkoma zasadami. Przede wszystkim magazyn projektuje się najczęściej na przyszłe przepływy, dlatego należy zadbać o staranną predykcję spodziewanych ruchów towarowych oraz ich poziomu w przyszłości w interesującym nas horyzoncie czasowym.

Jeśli chodzi o pojemność poszczególnych stref, to w każdej musi zmieścić się nie tylko towar, ale również obsługujący go pracownicy (o tym aspekcie czasem się zapomina, w efekcie czego powstają przeładowane strefy z towarem o wysokiej rotacji, do którego ustawiają się kolejki pracowników, co obniża ich wydajność ze względu na oczekiwanie oraz wzajemne przeszkadzanie sobie w procesie kompletacji czy uzupełnień) oraz poruszające się tam środki transportu. Do tego należy uwzględnić np. wózki widłowe, różnego rodzaju wózki ręczne czy też inne zautomatyzowane systemy transportowe. Osobnym tematem jest uwzględnienie pól buforowych wykorzystywanych do zazwyczaj krótkotrwałego składowania towarów lub nośników logistycznych przed ich przyjęciem, lub przekazaniem do innej strefy magazynowej. W ramach buforów przewiduje się również miejsca na puste nośniki logistyczne, palety, pojemniki, wózki czy nośniki specjalistyczne, np. ice-boxy.

W przypadku projektowania przepływów należy zwrócić uwagę nie tylko na uśredniony strumień towarowy przepływający pomiędzy poszczególnymi strefami. Uśrednienie jest zazwyczaj bardzo mylące z punktu widzenia dostosowania logistyki i techniki do danego przepływu. Można powiedzieć, że jedynie w magazynach zasilających procesy produkcyjne, działających według ustalonego taktu, stosowanie wartości średnich nie niesie ze sobą istotnego ryzyka, choć nadal nie zwalnia z zadbania o bufory bezpieczeństwa.

Znacznie ważniejsze od wartości średnich są wartości dominujące oraz wartości spiętrzeń, które mogą stanowić o całkowitej wydajności systemu logistycznego, gdyż przepływy i procesy niedostosowane do spiętrzeń (godzinowych, tygodniowych, miesięcznych czy wręcz sezonowych, rocznych) szybko tracą swą wydajność z powodu zatorów, blokad lub konkurencji o te same zasoby: środki transportu, powierzchnie buforowe, ścieżki transportowe bądź nawet o pracę ludzką.

Nie oznacza to jednak konieczności projektowania wszystkich rozwiązań pod maksymalne spodziewane strumienie. Prawie zawsze jest to bowiem marnotrawstwo zasobów. Celem jest jednak zrównoważenie wydatków i inwestycji względem uzyskanych zdolności obsługi zmiennych przepływów towarowych, bez istotnego ryzyka znacznego pogorszenia poziomu obsługi lub wręcz ryzyka sprzedaży utraconej (lub zatrzymania produkcji).

Magazyn nowy a istniejący

Projektowanie logistyczne nowego magazynu – zwłaszcza takiego, który dopiero ma zostać wybudowany i dopasowany do potrzeb – jest z oczywistych powodów znacznie wygodniejsze i prostsze niż reorganizacja istniejącego obiektu. Jest również zazwyczaj bardziej czasochłonne.

Elementy, które w przypadku istniejącego magazynu są traktowane właściwie jako założenia: kurtyny dymowe, doki, nośność posadzki, klasa magazynu, powierzchnia, siatka słupów, istniejąca wentylacja i ogrzewanie, warunki przeciwpożarowe oraz wiele innych, podczas planowania nowego magazynu prawie zawsze stają się przedmiotem dyskusji, rewizji i negocjacji. 

Dostajemy lepiej dopasowany magazyn, ale należy pogodzić się z tym, że potrwa to dłużej. Tym bardziej że w przypadku nowych magazynów w dyskusję włącza się znacznie więcej interesariuszy niż w przypadku magazynu, który już istnieje i jest już wykorzystywany. Musimy bowiem liczyć się np. z dodatkową obecnością biura architektonicznego, dewelopera lub generalnego wykonawcy, projektantów instalacji branżowych, strażaka czy też przedstawiciela ubezpieczyciela.

W istniejących magazynach problemem może się jednak okazać zarówno siatka słupów (która wymusi nieefektywność ustawienia np. regałów), słaba jakość posadzki (wymagająca prac naprawczych lub uniemożliwiająca montaż niektórych systemów składowania) czy też niewystarczająca liczba lub położenie doków przeładunkowych.

W obydwu przypadkach layout magazynu musi uwzględniać procedurę uruchomienia procesów logistycznych. W nowym obiekcie także procedurę zatowarowania, uruchomienia czasowej koordynacji pracy kilku magazynów, w istniejącym i używanym – procedurę etapowej przebudowy i cząstkowego uruchamiania z obniżeniem ryzyka poważnych zakłóceń bieżących procesów. 

Bez względu na praktyczność lub łatwość projektowania logistycznego należy mieć świadomość, że głównym czynnikiem decyzyjnym jest najczęściej po prostu dostępność danej powierzchni magazynowej, jej lokalizacja i możliwy czas pozyskania oraz oczywiście spodziewane koszty inwestycyjne i operacyjne.

Newralgiczne punkty projektu magazynu

W projektowaniu logistycznym magazynów jest kilka punktów i obszarów, na które warto zwrócić szczególną uwagę, ponieważ ich pominięcie może zostać później okupione albo niską wydajnością, albo wysokimi kosztami przeróbek i zmian.

Obecnie zdecydowanie najważniejszą kwestią i potencjalnie najbardziej rzutującą na całość koncepcji logistycznej jest kwestia ochrony przeciwpożarowej. Głównym kłopotem jest niejednoznaczność przepisów i wytycznych. Rozwiązania zaakceptowane i stosowane w województwie pomorskim niekoniecznie zostaną uznane za możliwe do wykorzystania w tej samej branży, ale w województwie podkarpackim. I na nic zazwyczaj zdają się zdjęcia, dowody i zapewnienia. 

Dodatkowo w kwestii ochrony przeciwpożarowej problemem jest fakt, że konsultacje należy prowadzić równolegle najczęściej z dwoma podmiotami: strażą pożarną odpowiedzialną za dany region oraz z rzeczoznawcą firmy ubezpieczeniowej, w której chcemy ubezpieczyć budynek i/lub towar. W ostatnich latach to właśnie rzeczoznawcy firm ubezpieczeniowych zawieszają znacznie wyżej poprzeczkę wymagań i to oni mają zdecydowanie większy wpływ na ostateczny kształt wybranych i wdrożonych rozwiązań logistycznych.

Zawsze warto zwrócić uwagę również na kwestie systemów IT, które mają wspierać nasz nowy magazyn. We współczesnej logistyce właściwie nie jest już możliwe prowadzenie magazynu bez zapewnienia odpowiedniego wsparcia przez specjalnie do tego przeznaczone systemy komputerowe. Nie należy tego odkładać na koniec procesu projektowania, ponieważ uwarunkowania związane z nowym kształtem procesów mogą mieć bardzo duży wpływ na istniejące w firmie systemy IT. Ich zmiana też niesie ze sobą pewne ryzyko, które trzeba uwzględnić w logistycznym projekcie magazynu. 

Nie wolno również zapominać, że każda zmiana w systemie IT lub integracja pomiędzy systemami, w szczególności w przypadku wykorzystania automatyki magazynowej, wymaga starannego zaplanowania i przeprowadzenia testów, aby ograniczyć możliwość pojawienia się błędów, które trudno będzie potem naprawić. Co ciekawe w wielu, zwłaszcza mniejszych magazynach, lepiej sprawdzają się systemy, które nie są ściśle nakazowymi – dają w nich możliwość podejmowania decyzji przez pracowników magazynowych, która oczywiście w pewnych ramach potrafi dać wymaganą elastyczność i możliwość szybkiego reagowania na zmiany. Należy pamiętać, że systemy IT, podobnie jak systemy automatyki, przyśpieszają realizację procesów, ale kosztem zmniejszenia ich elastyczności i adaptowalności do nowych wymagań.

Po co robić dobry projekt magazynu?

Dobry projekt logistyczny magazynu, najlepiej pełny masterplan, to przede wszystkim obniżenie ryzyka, że magazyn nie spełni oczekiwań użytkownika/inwestora w nadchodzącej przyszłości – czy to z powodu niewystarczającej pojemności, czy też zdolności do dostarczenia odpowiedniego poziomu serwisu obsługi.

Jeśli obiekt jest magazynem dystrybucyjnym, ma to bezpośredni wpływ na obsługę klientów i to, jak jest oceniany partner lub dostawca. W dzisiejszych czasach, zwłaszcza w handlu elektronicznym, poziom obsługi logistycznej, terminowość i jakość dostawy, łatwość i szybkość przetwarzania zwrotów stają się równie ważne, jak oferowana klientom cena zakupu. 

To coraz częściej przewaga konkurencyjna, którą – w przeciwieństwie do obniżenia ceny – niezwykle trudno jest nadgonić i zazwyczaj czas potrzebny na dogonienie konkurencji pod tym względem liczy się w latach, a nie tygodniach.

Jeśli magazyn jest związany z produkcją, to jakość jego działania wpływa wprost na skuteczność i efektywność procesu produkcji. W skrajnym przypadku źle działający magazyn może doprowadzić do zatrzymania produkcji, a tym samym narazić firmę na niepotrzebne, wysokie koszty przestojów.

Dobry projekt logistyczny to również lepiej wydane pieniądze inwestycyjne – pozwalające na uzyskanie najlepszych w danych warunkach okresów zwrotu. To zwrócenie uwagi na proces i jego efektywność, a nie widowiskowość technologii.

Nawet prosty projekt, typu layout, zmniejsza ryzyko błędnego rozplanowania systemów regałowych, co mogłoby niepotrzebnie ograniczyć dostępną powierzchnię magazynu, zwiększyć zagrożenie dla pracowników lub sprzętu.

* * *

Publikacja pojawiła się w papierowej wersji magazynu Muratorplus. Zobacz także: https://haleprzemyslowe.muratorplus.pl/autor/marcin-zychowicz-at-PcgY-4d2N-2j3x/

Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu z ekspertem!

MARCIN ZYCHOWICZ – specjalista w Agilero, marce o ponad 15-letniej historii, tworzonej przez zespół doświadczonych logistyków i inżynierów IT o wysokich kompetencjach technologiczno-konsultingowych, realizujący projekty w obszarze logistyki magazynowej i produkcyjnej.

Artykuł Prawidłowa organizacja i projekt logistyczny magazynu – praktyczne wskazówki pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Szczególnie punkt 6, pokazujący bardzo twarde dane o możliwych do osiągnięcia efektach, może być interesujący dla wszystkich, którzy jeszcze stoją przed decyzją o wdrożeniu WMS lub są w trakcie tego procesu, ale przyszedł czas na przekonanie decydentów finansowych w ich firmach.

1. Aspekty i konsekwencje związane z projektowaniem, na które powinni zwrócić uwagę menedżerowie odpowiedzialni za wybór WMSa

System klasy WMS to system typowo wykonawczy. Oznacza to, że zawsze będzie systemem podrzędnym w stosunku do innych systemów w firmie np. ERP, e-commerce, MES i innych.

W pierwszym kroku należy zwrócić uwagę na odpowiednie zaprojektowanie architektury systemów IT w przedsiębiorstwie oraz właściwy przepływ dokumentów i informacji pomiędzy nimi. Sercem układu będzie zawsze system ERP, który jest odpowiedzialny za zakupy i sprzedaż, ze względu na zarządzanie cenami i rozliczanie fiskalne transakcji. To ten właśnie system zasilany jest informacjami dotyczącymi ilości i wartości sprzedaży poprzez bezpośrednią rejestrację transakcji (zlecenia sprzedaży) lub poprzez pobieranie tych informacji z systemów sprzedaży (silniki sklepów internetowych). On również odpowiedzialny jest za rozliczanie procesów produkcyjnych poprzez obsługę dokumentów RW i PW.

W tak skonstruowanym ekosystemie systemów IT, WMS integruje się z systemem ERP jedynie w zakresie pobierania dokumentów odpowiedzialnych za inicjowanie procesów wydania i przyjęcia z magazynu zarówno bezpośrednio do klientów zewnętrznych (sprzedaż), jak i wydań surowców i komponentów na produkcję. Po zakończeniu fizycznej operacji wydań i przyjęć na poziomie „podłogi” magazynu, WMS zwraca żądany zakres informacji poprzez interfejs wymiany danych do systemu ERP – liczba pozycji i sztuk na dokumencie, informacje o fizycznej formie wydania (liczba paczek, ich waga).

Kolejnym krokiem jest dopasowanie funkcjonalne systemu WMS do wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych wynikających ze specyfiki biznesu przedsiębiorstwa, wymagań klientów końcowych oraz specyfiki zjawiska logistyki magazynowania i/lub produkcji. Mowa tu o sposobie realizacji i przebiegu procesów magazynowych, zastosowaniu odpowiednich algorytmów zatowarowania magazynu oraz kompletacji, a także automatyzacji procesów z wykorzystaniem automatyki magazynowej. Istotnym elementem staje się tutaj budżet jakim inwestor dysponuje na zakup i wdrożenie systemu WMS oraz na towarzyszące mu zmiany w wyposażeniu magazynu (systemy składowania, środki transportu wewnętrznego, urządzenia automatycznej identyfikacji).

2. Kiedy pojawia się potrzeba wdrożenia systemu WMS?

Pierwsze sygnały często pojawiają się dość wcześnie i są związane z szybkim rozwojem firmy, wprowadzeniem nowego asortymentu, wejściem na nowe rynki, czy zmianami prawnymi. To nierzadko wtedy powoli rośnie liczba reklamacji dotyczących błędów w kompletacji, pojawiają się przesunięcia w czasie realizacji wysyłek, czy problemy w zarządzaniu zatowarowaniem.
Stąd – jeśli w firmie zaczynają być zgłaszane takie kwestie, warto sprawdzić, czy istniejące procesy nie zawodzą np. na poziomie czynnika ludzkiego (przykładowo – pomyłki w kompletacji z powodu zbyt dużej liczby zamówień).

Natomiast pierwszym punktem decyzyjnym o wdrożeniu systemu WMS jest najczęściej moment, w którym firma nie jest już w stanie sprostać wymaganiom klientów, zarówno zewnętrznym jaki i wewnętrznym lub nie jest w stanie dotrzymać dystrybucyjnych standardów rynkowych, tj. znakowanie etykietą kliencką, sposób pakowania, dostawy 24h, zapewnienie wiarygodnej informacji o stanach sprzedaży, zasilenie produkcji (just in time/obsługa supermarketu/kanban).

Drugi moment to brak możliwości dostarczenia wymaganej efektywności magazynu poprzez dokładanie kolejnych etatów po stronie kadry magazynu. Jest to moment, w którym kolejny pracownik nie zwiększa odczuwalnie efektywności magazynu.

Trzeci element to zbyt duży nakład pracy związany z obsługą dokumentów papierowych oraz ich ręczną rejestracją w systemie ERP – dokumenty PZ, WZ. RW/PW i inne oraz ich właściwa dystrybucja wśród pracowników operacyjnych.

3. Od czego należy zacząć wdrożenie WMS-a w magazynie?

Dla prawidłowego wdrożenia WMS w firmie, konieczne jest zebranie trzech rodzajów danych:

i. Biznesowe – cel projektu (co jest do osiągnięcia, jakie wymagania ma biznes w stosunku do logistyki), charakterystyka przedsiębiorstwa (sprzedaż/produkcja/dystrybucja, na czym zarabia, kanały dystrybucji, wymagania klientów wewnętrznych – działy firmy zależne od logistyki), dokąd zmierza przedsiębiorstwo (planowane wzrosty, zmiany w asortymencie/produkcji/dystrybucji/charakterystyce klientów), budżet wdrożenia;

ii. Logistyczne – charakterystyka asortymentu, charakterystyka magazynu (systemy składowania, wielkość magazynu, liczba magazynierów), statystyka zleceń wydań i przyjęć (średnia liczba linii na dokumencie, średnia liczba sztuk na linię dokumentu, liczba obsługiwanych dokumentów w jednostce czasu), sposób sprzedaży i kanały przyjmowania zleceń (klienci zewnętrzni i wewnętrzni, sprzedaż hurtowa czy detaliczna, e-commerce, produkcja, drop shipping);

iii. IT – systemy IT wykorzystywane dotychczas w przedsiębiorstwie oraz oczekiwany zakres i sposób wymiany danych pomiędzy systemami. Możliwość wsparcia w budowaniu interfejsu wymiany danych pomiędzy systemami (ERP, systemy kurierskie, inne).

4. Jaki powinien być najskuteczniejszy podział obowiązków podczas wdrożenia?

Najważniejszym elementem jest zbudowanie zespołów projektowych po stronie inwestora oraz dostawcy z kierownikiem projektu, który jest osobą decyzyjną. Należy określić również precyzyjnie oczekiwania jakie inwestor ma wobec dostawy systemu WMS. Czy przedmiotem projektu ma być samo wdrożenie systemu, czy też wcześniejsza optymalizacja procesów magazynowych, optymalizacja przestrzeni magazynu oraz sposobu jego funkcjonowania. W zależności od oczekiwań inwestora, dostawca ma możliwość wprowadzić do projektu doradcę logistycznego, którego zadaniem będzie odpowiedzialność za modelowania procesów magazynowych oraz zmiany w layoucie magazynu i organizacji pracy. Warto zwrócić uwagę, czy rozpatrywany dostawca WMS ma takie kompetencje i odpowiednich ekspertów.

Po stronie inwestora należy zapewnić obecność osoby/osób znających zarówno wymagania biznesowe stojące za wdrożeniem, wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne wobec systemu WMS oraz środowisko informatyczne przedsiębiorstwa.

5. Etapy wdrażania Agilero WMS:

Systemy Agilero wdrażane są zgodnie z autorską metodyką Warehouse Proces Excellence [WPE].

Dopasowujemy procesy magazynowe do wymagań biznesowych: projektujemy optymalny layout magazynu, usprawniamy system pracy i zasady kooperacji pomiędzy działami firmy. Wdrażamy zoptymalizowane procesy w systemach Agilero WMS lub Agilero WES. Realizujemy doradztwo oraz optymalizację, w której system IT jest tylko narzędziem.

Moment wdrożenia systemu WMS to początek wprowadzania zmian w logistyce magazynowej klienta. Są to zarówno zmiany procesowe oraz sposobu obiegu dokumentów i informacji, wynikające wprost z wdrożenia systemu, a także zmiany organizacji pracy oraz ról w procesach. Wdrożenie systemu WMS do dobry moment, aby poszukać obszarów poprawy i optymalizacji w szerszej perspektywie. Agilero to firma łącząca kompetencje IT dla logistyki magazynowej z doradztwem logistycznym. Mając szersze spojrzenie na zjawisko logistyki magazynowej oraz zgodnie z metodyką WPE proces wdrożenia należy poprzedzić działaniami przygotowującymi. Pierwszym z nich jest Quick Check czyli ekspercki audyt magazynu. W skrócie, odpowiada on na pytanie: Jakie potencjały usprawnień organizacyjnych, procesowych oraz przestrzennych posiada logistyka magazynowa klienta? Odpowiedź na to pytanie rozpoczyna dyskusję na temat wprowadzenia działań naprawczych jeszcze przed wdrożeniem systemu WMS – optymalizacja i przeprojektowanie layoutu magazynu, zmiana organizacji pracy i kompetencji ludzi w procesach, optymalizacja przebiegów procesów magazynowych, zdefiniowanie wskaźników logistycznych (KPI). Dyskusję tę prowadzimy bardzo często w formie warsztatów, angażując pracowników klienta. Dzięki temu wypracowane zmiany nie są odbierane jako coś zewnętrznego (zbędnego nawet), ale jakoś wspólna praca, która warto wdrożyć. Kończąca projekt roadmapa wskazuje kolejność działań naprawczych oraz ich zakres. Często wynika z niej, że samo wdrożenie systemu WMS jest trzecim lub nawet czwartym działaniem. W takim podejściu system WMS staje się narzędziem do operacyjnej realizacji optymalnie działającej koncepcji technologiczno – procesowej magazynu.

6. Porozmawiajmy o efektach – oszczędnościach, efektywności, wpływie na wizerunek.

Oszczędności związane z wdrożeniem systemu Agilero WMS można obserwować na konkretnych wskaźnikach przedstawionych w case study poszczególnych wdrożeń:

1. Antykwariat i Księgarnia Tezeusza:
   • 83% – skrócenie czasu kompletacji
   • 30% – redukcja etatów w magazynie
   • 1 rok – czas zwrotu z inwestycji w Agilero WMS (ROI)
2. ProOffice.net
   • 33% – wzrost dziennego wydania
   • 25% – redukcja zatrudnienia w dziale handlowym poprzez automatyzacje obsługi dokumentów fiskalnych
   • 4 miesiące – czas zwrotu z inwestycji w Agilero WMS (ROI)
   • 3 krotnie szybszy proces inwentaryzacji
3. SIC Sp. z o.o.
   • Dwukrotnie szybsze znakowanie i rejestracja towaru na przyjęciu do magazynu
   • Przyspieszenie raportowania jednopozycyjnego dokumentu raportowania produkcji z 3 minut do 15 sekund
4. FHFC Sp. z o.o. (NTFY)
   • 100% – wzrost wydajności procesu kompletacji
   • 28 godzin – przesunięcie cutt-off time
5. Nowy Styl Sp. z o.o.
   • 20% – redukcja etatów w gniazdach kompletacji
   • 78% – szybsze raportowanie produkcji
   • 168 tys. PLN – roczne oszczędności w procesie raportowania produkcji
   • 100% – jakość kompletacji zestawów montażowych
6. Amex Sp. z o.o.
   • 10% – krótszy czas realizacji pojedynczego zlecenia wydania
   • 20% – redukcja zatrudnienia w magazynie
   • 25% – większa wydajność pracy

Warto zauważyć, że przedstawione tu oszczędności przenoszą się też na kolejne – 100% jakość kompletacji zestawów to brak zwrotów i reklamacji spowodowanych brakami (w tym czasie można realizować inne zadania), a także pozytywny wpływ na wizerunek firmy. Podobnie przesunięcie cutt-off time aż o 28 godzin to ogromny wpływ na komfort klienta, a za tym – ponownie na wizerunek firmy i łatwiejsze pozyskiwanie kolejnych klientów.

Photo by Arno Senoner on Unsplash

Artykuł WMS – przygotowanie i wdrożenie pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Dla wszystkich, którzy planują wdrożenie nowego systemu do zarządzania magazynem (WMS), bądź dużą aktualizację już posiadanego, bazując na wieloletnich doświadczeniach konsultantów Agilero, przygotowaliśmy opracowanie „9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem”. Prowadzone przez nas projekty wdrożeniowe i konsultingowe w polskich i międzynarodowych firmach różnej wielkości, pokazały, że zastosowanie opisanych przez nas zasad, pozwoli na efektywną implementację rozwiązań wspierających pracę magazynu.

Każdy z opisanych w opracowaniu warunków nie tylko przybliża często pojawiające się podczas wdrożeń zjawiska, ale także opisuje konsekwencje problemu i rekomendacje. Te ostatnie wskazują w jaki sposób skutecznie przeprowadzić określone działania, uwzględniając nie tylko cele działu logistyki, cele biznesowe, budżet i czas, ale także analizę potrzeb na różnych szczeblach organizacji, wybór odpowiednich funkcjonalności i zaangażowanie załogi, która w praktyce będzie głównym użytkownikiem zaimplementowanego rozwiązania.

Whitepaper „9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem” wskazuje także na istotne czynniki, od których zależy efektywność procesów. W tym wypadku system jest tylko jednym z nich, a istotnymi w równej mierze są także organizacja pracy, aranżacja przestrzeni, procedury, techniki magazynowe oraz ludzie i ich przygotowanie do podejmowania decyzji. Stąd – skuteczne wdrożenie musi iść w parze z odpowiednią analizą, a następnie ze zmianami organizacyjnymi. Nie jest to łatwe, szczególnie, że wszystkie wymagają zarówno czasu, uwagi, jak i koordynacji z wdrażanym narzędziem IT w czasie i zakresie. Aby ułatwić cały proces – podpowiadamy jak to zrobić, na co zwrócić uwagę, czemu poświęcić czas.

Opracowanie jest dostępne nieodpłatnie tutaj :

Artykuł 9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.