Jeszcze trudniejsza próba czeka firmy, w których takie aspekty, jak decyzja o uruchomieniu kanału ecommerce, bądź jego nagły wzrost pojawiły się nagle, jako szybki efekt zmian prawnych, bądź oczekiwań klientów. W takim wypadku automatyzacja poszczególnych procesów to nie kwestia wyboru, ale konieczność i realna oszczędność, by zapewnić efektywność działania firmie, przy równoczesnym braku konieczności zamykania jej na dłuższy czas.

Warto zauważyć, że w tym wypadku są dwa rozwiązania, po które można sięgnąć:
– WMS, który jest całościowym systemem (integrowalnym z innymi, już istniejącymi w firmie, systemami)
– WES, w ramach którego można wdrożyć automatyzację jednego (najbardziej kluczowego lub problematycznego w danym momencie) procesu, a następnie rozbudowywać go, automatyzując kolejne działania.

Automatyzacja

W efektywnej automatyzacji procesów w ecommerce na początku istotna jest identyfikacja wąskich gardeł, które ograniczają wzrost lub wręcz są przyczyną wielu błędów i reklamacji, a także identyfikacja czynników ryzyka we wdrażaniu zmian. Nierzadko będzie to długi czas pakowania poszczególnych zamówień, błędy podczas kompletowania (i wynikające z tego reklamacje i zwroty), czy długi proces wysyłek (szczególnie, gdy firma korzysta z różnych kurierów). Każdy z tych aspektów oznacza określone koszty – zarówno finansowe (np. opłacanie zwrotów i ponownych wysyłek, konieczność szybkiego zatrudnienia i wdrożenia nowych pracowników), czasowe (np. obsługa reklamacji), czy wizerunkowe.

Każdy z przywołanych problemów można rozwiązać poprzez odpowiednią automatyzację. Uruchomienie dopasowanego do charakterystyki statystycznej zleceń, sposobu kompletacji (Direct Picking, Multi-Order-Picking, Batch, Zone, itp.) pozwoli na redukcję liczby błędów, a także zwiększy efektywność procesu wydania.. Automatyczne nadawanie przesyłek i wydruk dostosowanych etykiet dzięki integracji z systemami pocztowymi i kurierskimi to niewątpliwa oszczędność czasu i kolejne pole ograniczania błędów w manualnym realizowaniu tego procesu. W przypadku realizacji zamówień transportem własnym, system może zapewnić planowanie trasy kierowców i raportować ich obciążenie.

Dla wielu firm rozwiązaniem, które korzystnie wpływa zarówno na sprzedaż, jak i na wizerunek jest wydłużenie cutt-off time. Możliwość uzupełnienia zamówienia o kolejny towar czy zmiany zamówionej ilości ma dla wielu klientów duże znaczenie.

Oczywiście automatyzacja w ecommerce nie dotyczy tylko procesów wydawania, ale także przyjęcia, czy zarządzania zatowarowaniem. Aktualna informacja o stanach magazynowych i przepływie towaru, moduły inwentaryzacji, czy odpowiednio zaprojektowany system jednoznacznego znakowania pozycji magazynowych, który pozwala śledzić nie tylko partie towaru, ale nawet każdą pojedynczą sztukę, to kolejne procesy, które nie muszą być wykonywane ręcznie, tylko zarządzane odpowiednim modułem aplikacji.

Każde z potrzebnych rozwiązań może być zintegrowane z już funkcjonującym w danej firmie systemem. Dzięki temu można nie tylko na bieżąco zarządzać towarem, ale także automatycznie pobierać zlecenia do realizacji i zamykać je w czasie rzeczywistym.

Sytuacji biznesowych wymagających automatyzacji procesów w ecommerce jest bardzo wiele – zależą od fazy rozwoju danej firmy, jej planów rozwoju, dotychczasowych praktyk, czasu, w jakim zostało zaplanowane wdrożenie, czy dostępności odpowiednich pracowników. W każdej z nich warto rozważyć, czy automatyzacja powinna dotyczyć całego systemu, czy może pojedynczego procesu, który w ciągu kilku tygodni może znacznie usprawnić pracę całej organizacji. Rozważając poszczególne warianty, należy wziąć też pod uwagę potencjał rozwoju firmy i możliwość rozbudowy systemu za kilka miesięcy lub lat.

Photo by Mika Baumeister on Unsplash

Artykuł Agilero – Automatyzacja ecommerce pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Dla wszystkich, którzy planują wdrożenie nowego systemu do zarządzania magazynem (WMS), bądź dużą aktualizację już posiadanego, bazując na wieloletnich doświadczeniach konsultantów Agilero, przygotowaliśmy opracowanie „9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem”. Prowadzone przez nas projekty wdrożeniowe i konsultingowe w polskich i międzynarodowych firmach różnej wielkości, pokazały, że zastosowanie opisanych przez nas zasad, pozwoli na efektywną implementację rozwiązań wspierających pracę magazynu.

Każdy z opisanych w opracowaniu warunków nie tylko przybliża często pojawiające się podczas wdrożeń zjawiska, ale także opisuje konsekwencje problemu i rekomendacje. Te ostatnie wskazują w jaki sposób skutecznie przeprowadzić określone działania, uwzględniając nie tylko cele działu logistyki, cele biznesowe, budżet i czas, ale także analizę potrzeb na różnych szczeblach organizacji, wybór odpowiednich funkcjonalności i zaangażowanie załogi, która w praktyce będzie głównym użytkownikiem zaimplementowanego rozwiązania.

Whitepaper „9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem” wskazuje także na istotne czynniki, od których zależy efektywność procesów. W tym wypadku system jest tylko jednym z nich, a istotnymi w równej mierze są także organizacja pracy, aranżacja przestrzeni, procedury, techniki magazynowe oraz ludzie i ich przygotowanie do podejmowania decyzji. Stąd – skuteczne wdrożenie musi iść w parze z odpowiednią analizą, a następnie ze zmianami organizacyjnymi. Nie jest to łatwe, szczególnie, że wszystkie wymagają zarówno czasu, uwagi, jak i koordynacji z wdrażanym narzędziem IT w czasie i zakresie. Aby ułatwić cały proces – podpowiadamy jak to zrobić, na co zwrócić uwagę, czemu poświęcić czas.

Opracowanie jest dostępne nieodpłatnie tutaj :

Artykuł 9 warunków skutecznego wdrożenia systemu IT do zarządzania magazynem pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Czas epidemii jest trudnym wyzwaniem dla wielu firm. Konieczność wprowadzenia zmian celem zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, trudności w bezpośrednich spotkaniach z klientami, ograniczenia administracyjne wpływające istotnie na model sprzedaży i dostarczenia towarów bądź usług wymuszają często zmianę modelu działania. To zarazem również trudny czas dla tych podmiotów, które planowały inwestycje i zmiany, a obecnie wahają się, czy projektowanie i wdrożenie nowych rozwiązań jest uzasadnione. Rozwiązań, których zakup i wdrożenie jest zarówno obarczone ryzykiem biznesowym z racji niepewnej sytuacji rynkowej, oraz ryzykiem zdrowotnym, z racji faktu iż podczas analiz i wdrożeń prowadzonych przez zewnętrznych konsultantów dochodzi do licznych spotkań i kontaktów mogących wpływać na komfort pracy i zdrowie każdej ze stron.

Elastyczność działania

W Agilero od lat proces sprzedażowy i wdrożeniowy był realizowany drogą oczekiwaną przez klienta, zarówno w sposób tradycyjny poprzez wizyty w lokalizacjach jak również zdalnie. Od początku działania firmy postawiliśmy także na oferowanie usług elastycznych pod względem analizy i implementacji. Stąd nierzadko bardzo miłe, ale także czasochłonne spotkania były zastępowane rozmowami telefonicznymi bądź videokonferencjami, a poczynione ustalenia za każdym razem były podsumowywane mailowo. Istotne jest, iż naszą działalność wspierają konsultanci logistyczni, architekci i informatycy mieszkający w różnych miejscach w Polsce, dzięki czemu współpraca zespołów realizacyjnych z klientem na każdym etapie mogła być realizowana za pomocą różnych kanałów komunikacyjnych.

Dotychczasowe doświadczenie sprawiło, że od samego początku izolacji w zasadzie jedynie dostosowaliśmy poszczególne nasze działania tak, by były zgodne z aktualnymi oczekiwaniami klienta, a zarazem nadal efektywne oraz bezpieczne. Począwszy od konsultingu logistycznego – weryfikacji lub stworzenia nowego layoutu magazynu czy optymalizacji procesów logistycznych, gdzie wydawałoby się, że osobista wizyta konsultanta w magazynie jest niezbędna, aż po uruchomienie produkcyjne systemu WMS i WES. Na każdym etapie współpracy z klientem byliśmy i jesteśmy w stanie przeprowadzić cały projekt bez wychodzenia z biura, a nawet z własnego domu, zestawiając telekonferencje, używając komunikatorów, czy współdzielonych dysków.

Ważnym etapem współpracy z klientem jest poznanie jego potrzeb oraz problemów i zapoznanie z naszymi kompetencjami, czyli etap handlowy. Wskazane jest, by fazie tej towarzyszyło przejście przez magazyn i wykonanie dokumentacji zdjęciowej. Przed coronawirusem trzymaliśmy się zasady, by zarówno osoba odpowiedzialna za sprzedaż, jak   i konsultant logistyczny zwiedzili magazyn, mogąc dzięki temu optymalnie przygotować ofertę. Obecnie, z racji konieczności ograniczania kontaktu osobistego, zdecydowaliśmy się oprzeć pierwszy etap na oglądzie zdalnym – na tym, co klient przekazuje nam na zdjęciach, filmach, a także przekazuje w ramach wideokonferencji, podczas której doświadczony konsultant logistyczny nie tylko patrzy na obraz, ale także na bieżąco zadaje pytania oraz prosi o dane logistyczne. Podobnie jak uprzednio tak i teraz każde spotkanie podsumowywane jest mailowo, a w razie potrzeby zapis jest jeszcze weryfikowany i uzupełniany przez klienta. Spotkania zdalne sprawiają również, że jesteśmy dużo bardziej elastyczni w zakresie terminu. Nie musząc gromadzić wszystkich uczestników w jednym miejscu, łatwiej jest znaleźć dogodny dla wszystkich stron przedział czasowy.

Działamy bezpiecznie

W ciągu ostatniego miesiąca przetestowaliśmy opisane rozwiązania z kilkoma klientami. U jednego z kontrahentów konieczne było zaplanowanie zmian w magazynie. Osobiste spotkanie szybko okazało się niemożliwe, ponieważ zamknięte granice unieruchomiły jedną   z kluczowych osób na Bliskim Wschodzie; kierownik magazynu był na północy Polski, my – w Krakowie, a jeden z naszych konsultantów logistycznych w centralnej Polsce. Spotkanie potoczyło się jednak w takim samym trybie w jakim zorganizowalibyśmy je kilka tygodni temu, z jednym wyjątkiem – wszelkie dane dotyczące magazynu zostały nam przesłane mailowo, a sam magazyn obejrzeliśmy poprzez kamerę internetową, on-line.

Inny nasz klient planuje automatyzację skomplikowanego procesu wydruku wielu różnych etykiet. Obecnie proces ten jest wykonywany ręcznie w sposób nieoptymalny, obarczony błędami i stratami materiału. Podczas zdalnego spotkania handlowego zapoznaliśmy się z założeniami oraz oczekiwanymi efektami projektu i mailowo uzgodniliśmy ostateczną listę wymagań. Tworząc propozycję dedykowanego oprogramowania dla klienta, przygotowaliśmy film-demo z proponowanym rozwiązaniem.

Podobnie postąpiliśmy w przypadku innego klienta zainteresowanego naszym rozwiązaniem IT. W tym jednak wypadku to nie my przygotowaliśmy demo, a klient przesłał nam krótki film uwzględniający konkretne, oczekiwane przez niego funkcjonalności oprogramowania. Wizytę referencyjną zastąpiło spotkanie online, na którym dokładnie odnieśliśmy się do filmu zestawiając go z możliwościami naszego oprogramowania.

Dużym wyzwaniem były usługi konsultingu logistycznego, w których zawsze wymagane jest przeprowadzenie rozmów z klientem w formie warsztatowej. Pozwala to na wspólne ustalenie i/lub potwierdzenie celów biznesowych klienta oraz określenie w tym kontekście zmian, jakim powinna ulec jego logistyka magazynowa, czy produkcyjna. Jednym z elementów jest wówczas przegląd magazynu (gemba-walk), który najczęściej jest robiony osobiście przez konsultanta logistycznego. W obecnej sytuacji zdecydowaliśmy, że zastąpi go przygotowany przez klienta i stosownie skomentowany film z magazynu oraz zdjęcia, a pozostałe elementy potrzebne do analizy sytuacji obecnej, jak rzut magazynu, liczbowe dane logistyczne czy dokładne informacje na temat procesów magazynowych pozyskujemy podczas rozmowy. Podobnie procesy przebiegają już podczas pracy nad rozwiązaniem.

Znacznie łatwiejszą do dopasowaną na czas izolacji usługą okazały się wdrożenia oprogramowania – pełne systemy magazynowe WMS i WES oraz dedykowane aplikacje automatyzujące konkretne procesy magazynowe. W tym wypadku zdalna komunikacja, współdzielenie plików, prowadzenie uzgodnień bez konieczności podróży nie stanowiły żadnego problemu. Najbardziej wymagającym jest etap analizy (liczba uzgodnień i wypracowanie optymalnego rozwiązania wymaga udziału wielu osób – logistyków, architekta systemu, przedstawicieli biznesu klienta i osób odpowiedzialnych za system nadrzędny ERP). Jednak videokonferencje bardzo ułatwiły możliwość znalezienia wolnego slotu czasowego dla całej grupy, przy dużej elastyczności w zakresie miejsca pobytu. Kolejne etapy, czyli instalacja oprogramowania, prace programistyczne, uruchomienia testowe, bieżące ustalenia, a nawet uruchomienie produkcyjne wymagają konsultacji, które bez problemu można przeprowadzić telefonicznie oraz wymiany plików na dedykowanym dysku. Uwagi pojawiające się podczas testów, przekazywane są poprzez specjalny system zgłoszeniowy, wspomagający także raportowanie statusów. Natomiast serwisowanie oprogramowania od początku odbywa się zdalnie, więc w tym wypadku nic się nie zmieniło.

Bieżąca realizacja

Nasz najnowszy projekt realizowany zdalnie, (a więc w pełni bezpiecznie dla wszystkich stron) to wdrożenie u jednego z klientów aplikacji Agilero Awizacje. Służy ona do zarządzania oknami czasowymi w większych magazynach, znacznie zwiększając efektywność współpracy na linii Załadowca – Przewoźnik. Właściciel magazynu będzie miał możliwość lepszego planowania pracy magazynu, precyzyjnego kolejkowania wydań lub przyjęć, ustawiania realizacji zleceń w systemie WMS. Równocześnie realne korzyści z wdrożenia odniesie także przewoźnik – skrócenie czasu oczekiwania pod magazynem, poprawa planowania transportów dla poszczególnych ciężarówek, spadek liczby pustych kilometrów.

W ramach działań wspólnie z klientem zdefiniowaliśmy parametry brzegowe – liczbę magazynów, liczbę doków (bram) w każdym z nich, godziny pracy dla poszczególnych magazynów oraz typy i czas trwania operacji (np. załadunek kontenera). W kolejnym kroku ustawiliśmy typy użytkowników, uprawnienia, system powiadomień mailowych i smsowych. Obecnie trwają testy i uruchomienie produkcyjne.

Jak widać z powyższego zestawienia – zarówno w zakresie projektowania layoutu (czyli optymalnych procesów docelowych w magazynie i rozmieszczenia wyposażenia), jak i w przypadku konsultacji logistycznych dotyczących optymalizacji procesów czy wypracowania kierunków rozwoju logistyki, jesteśmy w stanie usprawnić logistykę magazynowa lub produkcyjną klienta bez wychodzenia z biura, a nawet z domu. Prezentacja i dyskusja na temat wypracowanego rozwiązania wymaga tylko komunikatora i sprawnego internetu, czy wręcz telefonu z kamerą. Podczas telekonferencji każdy z uczestników spotkania może zgłosić swoje uwagi czy zadać pytania, a konsultant wyjaśnić lub rozwiać wątpliwości, tak jak podczas spotkania w sali konferencyjnej. Dla Agilero zmiana wymuszona aktualną sytuacją w kraju jest zmianą nieinwazyjną, z czego jesteśmy niezmiernie dumni mogąc dostarczać Państwu w dalszym ciągu wysokiej klasy usługi i rozwiązania.

Artykuł Bezkontaktowe usługi Agilero pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.

Koronawirus w bardzo szybkim tempie wpłynął na zmianę zachowań ludzi, a te z kolei – na biznes. Administracyjne decyzje o zamknięciu szkół, czy przedszkoli, placówek kulturalnych, restauracji, a także galerii handlowych oraz akcja #zostańwdomu (nazywana także narodową kwarantanną) wpłynęły mocno na odmienne procesy i wybory zakupowe, przenosząc w znacznie większym zakresie niż dotąd handel do sieci.  Niewątpliwie w tej sytuacji zyska branża e-commerce. Niemniej wiele mniejszych sklepów może nie być gotowych na tak zwiększony ruch – w ich przypadku zaplecze magazynowe i dystrybucyjne może szybko stać się wąskim gardłem. Kilka dni to za mało, by wdrożyć, czy rozbudować zaawansowany system zarządzania magazynem (tj. WMS), ale nawet w takiej sytuacji można dokonać pewnych zmian, które ułatwią realizację rosnącego strumienia zamówień.

Poniżej podpowiadamy w jakich kategoriach możemy lepiej przygotować siebie i swój biznes do zaistniałej sytuacji:

1. Ludzie – nie mamy wpływu na absencję z powodu zwolnień lekarskich i opieki nad dziećmi, jednak możemy szybko rozpocząć współpracę z agencją pracy tymczasowej (w przypadku podjętej wcześniej współpracy – warto rozważyć zwiększenie zapotrzebowania na liczbę pracowników) i zabezpieczyć „dodatkowe ręce do pracy”. Powinniśmy również zastanowić się nad przesunięciem do pracy w magazynie pracowników z innych, mniej obciążonych działów, z kadrą menedżerską włącznie. Należy także zastanowić się nad wydłużeniem czasowo godzin pracy i/lub uruchomieniem dodatkowej zmiany;
2. Sprzęt – jeśli uda nam się wygospodarować dodatkowe etaty, należy zadbać o sprzęt dla wszystkich pracowników. W obecnej sytuacji nie warto podejmować decyzji o szybkim kupnie, niemniej można wypożyczyć wózki widłowe i inne środki transportu wewnętrznego, a także terminale radiowe, drukarki i inne potrzebne urządzenia automatycznej identyfikacji – jeśli oczywiście umożliwia nam to posiadany już system WMS;
3. Transport – postarajmy się o dodatkowe środki transportu ze strony kurierów lub wydłużenie cut-off time. Absencje mogą dotknąć również kierowców – w takim wypadku potwierdźmy/ustalmy wcześniej z firmami kurierskimi możliwość samodzielnego dostarczenia naszych przesyłek do HUBów przeładunkowych kurierów. 
4. Paczkomaty – ten typ usługi kurierskiej wydaje się być najlepszym sposobem „bezosobowego” dostarczania przesyłek, zarówno dla nadawców, odbiorców jak i kurierów. W sytuacji idealnej mamy odseparowane od siebie trzy niezależne środowiska: nadawcę – przesyłki nadajemy w paczkomacie (nie dotykamy ekranu korzystając z aplikacji we własnym smartfonie), odbiorcę – przesyłkę odbiera w paczkomacie, także za pomocą aplikacji, wreszcie kuriera – obsługa paczkomatowa eliminuje potrzebę kontaktu z nadawcą i odbiorcą;
5. Rezygnacja z odbiorów osobistych – mimo, że jest to bardzo lubiana przez wielu klientów opcja, w obecnej sytuacji może być niebezpieczna dla pracowników. Dodatkowo duże ilości tego typu zamówień, czekające po kilka dni na odbiór, mogą utrudnić bieżący obrót zapasami i zajmować cenne miejsce.

Powyższe rady to działania doraźne – niemniej jednak sklepy, które przekonają do siebie nowych klientów, będą mogły liczyć na zwiększoną liczbę zamówień także po zakończeniu obecnej sytuacji. A wtedy warto będzie pomyśleć w szerszym kontekście o odpowiednich systemach, czy automatyzacji.

Kazimierz Grabowski, konsultant logistyczny

Artykuł Doraźne usprawnienie magazynu. pochodzi z serwisu Agilero - usprawniamy magazyny.